Comisiynu asiantaeth ar gyfer prosiect digidol

Cyflwyniad

Efallai y bydd rhai prosiectau digidol angen sgiliau a doniau arbenigol nad oes gan eich sefydliad. Gall defnyddio asiantaeth (neu weithiwr llawrydd arbenigol) fod yn ffordd ddefnyddiol o recriwtio arbenigedd a chymorth tymor byr i gyflawni prosiectau digidol, yn enwedig mewn maes sy’n datblygu’n gyflym fel digidol, lle efallai nad oes gennych chi staff yn eich sefydliad sydd â llawer o wybodaeth neu brofiad digidol.

Gall asiantaethau digidol ddarparu sgiliau ac arbenigedd penodol iawn i gyflawni prosiectau digidol a darparu gwaith effaith uchel i chi. Ond gall fod yn anodd gwybod sut i fynd ati i ddewis pwy sydd yn y sefyllfa orau i gyflawni eich gwaith pan nad ydych chi'n gwybod llawer am y pwnc. Mae’r canllaw hwn yn edrych ar sut y gallwch ddefnyddio asiantaethau ar gyfer prosiectau digidol, sut i ddewis asiantaeth sy’n diwallu eich anghenion, a sut i sicrhau eich bod yn barod i gynnal perthynas waith lwyddiannus â nhw.

Mae’r canllaw hwn yn rhoi sylw i’r canlynol:

• Y gwahanol fathau o brosiectau y gallech chi gomisiynu asiantaeth i’w gwneud.
• Pam gweithio gydag asiantaeth?
• Yr ystyriaethau allweddol cyn cychwyn y broses gomisiynu.
• Ysgrifennu briff – pa wybodaeth sydd angen i chi ei chynnwys, a beth sydd angen i’r asiantaeth gynnwys yn ei chynnig?
• Gosod cyllid.
• Dewis asiantaeth - pa gwestiynau fyddech chi'n eu gofyn mewn cyfweliad? Beth allai fod angen i chi ei ddarganfod nad yw wedi'i gynnwys yn y cynnig?
• Beth i'w ddisgwyl wrth weithio gydag asiantaeth - ei phroses, a'ch disgwyliadau chi.

Cynnwys:

1.0 Ar gyfer beth allech chi gomisiynu asiantaeth?

2.0 Cwestiynau allweddol wrth ystyried gweithio gydag asiantaeth.

3.0 Ysgrifennu briff i asiantaeth.

4.0 Cyllideb.

5.0 Cwestiynau allweddol i'w gofyn i ddarpar asiantaethau.

6.0 Beth i'w ddisgwyl wrth weithio gydag asiantaeth.

7.0 Crynodeb.

Darllen pellach.

Rhestr termau.

1.0 Ar gyfer beth allech chi gomisiynu asiantaeth?

Gall asiantaeth sy'n arbenigo mewn prosiectau digidol ddarparu nifer o sgiliau a gwasanaethau nad ydynt o bosibl ar gael o fewn eich sefydliad. Mae prosiectau digidol yn aml yn cwmpasu amrywiaeth eang o fformatau a rolau, yn ogystal ag arbenigedd, a gall comisiynu asiantaeth eich helpu i gyflawni'r rhain yn y tymor byr. Os yw eich prosiect yn benodol iawn, mae hefyd yn bosibl y gallai gael ei reoli gan weithiwr llawrydd sy'n arbenigo mewn maes penodol (e.e. dylunio graffeg, animeiddio, ysgrifennu copi).

Mathau o brosiectau

• Gwefannau: Un o'r prosiectau mwyaf cyffredin y gallech gomisiynu asiantaeth ar ei gyfer yw adeiladu neu ailgynllunio gwefan eich sefydliad. Fel arfer, gall asiantaethau naill ai argymell platfform neu system rheoli cynnwys (CMS) i'w defnyddio neu weithio o'ch CMS presennol. Efallai y byddwch hefyd yn dewis defnyddio'r asiantaeth i ddarparu cymorth technegol (gwaith cynnal a chadw) ar gyfer y wefan ar ôl i'r gwaith adeiladu cychwynnol ddod i ben.

• Fideos: Efallai yr hoffech chi gomisiynu asiantaeth i greu fideo neu gyfres o fideos i chi, a fydd yn cael eu gwylio'n bennaf trwy sianeli digidol fel YouTube neu gyfryngau cymdeithasol. Bydd angen i'r asiantaeth allu cynhyrchu darn cryf o waith ynddo'i hun, a hefyd deall y gwahanol ffyrdd y bydd y fideos yn gweithio ar draws gwahanol lwyfannau ac addasu hyd a chynnwys y fideos yn unol â hynny.
• Animeiddiadau: Mae hwn yn faes gwaith eithaf arbenigol. Os penderfynwch fod angen animeiddio arnoch (gan y gallai fod yn haws egluro pwnc penodol gydag animeiddiad nag gydag actorion) yna mae'n annhebygol y bydd gan y rhan fwyaf o sefydliadau sgiliau animeiddio o fewn eu staff. Dyma ble gall comisiynu asiantaeth fod o gymorth, oherwydd yn aml bydd ganddyn nhw dimau animeiddio mewnol neu’n gweithio gyda phartneriaid animeiddio dibynadwy.
• Cyfryngau cymdeithasol: Mae nifer o feysydd lle gall asiantaeth ddarparu mewnwelediad ac arbenigedd defnyddiol ar gyfer gwaith sy’n ymwneud â chyfryngau cymdeithasol, megis sefydlu ymgyrchoedd hysbysebu y telir amdanynt ar gyfer cynulleidfaoedd penodol neu greu set o dempledi brand ar gyfer postiadau cyfryngau cymdeithasol sy’n addas ar gyfer gwahanol lwyfannau.

• Ymgyrchoedd digidol: Os ydych chi'n cynllunio ymgyrch codi arian, eiriolaeth neu godi ymwybyddiaeth, yna gallai asiantaeth fod yn ddefnyddiol i gyflwyno elfennau fel brandio a negeseuon cyson, asedau sy'n gweithio ar draws gwahanol sianeli, dylunio ac ysgrifennu copi, a rheoli a chydlynu ymgyrchoedd.
• Adeiladu rhywbeth penodol i ddiwallu anghenion eich sefydliad: Efallai bod gennych weledigaeth ar gyfer rhywbeth yr ydych am allu ei wneud ar-lein (er mwyn gwneud un o dasgau cyffredin eich sefydliad yn awtomataidd, er enghraifft), ond efallai nad oes gennych y wybodaeth i’w weithredu. Er enghraifft, efallai y byddwch eisiau llwyfan gofrestru ar gyfer digwyddiadau, neu fap rhyngweithiol yn dangos y prosiectau rydych wedi gweithio arnynt. Mae gan asiantaethau'r wybodaeth i allu gweithio gyda'ch briff a chreu datrysiad sy'n cwrdd ag anghenion eich sefydliad.
• Datblygu cynlluniau: Gall asiantaeth hefyd fod yn ddefnyddiol wrth gyflawni gwaith ymgynghori, e.e. eich cefnogi i ail-frandio eich sefydliad, gan gynnwys datblygu cynllun prosiect a’r holl elfennau ategol i ail-frandio, ochr yn ochr â dylunio a delweddau (megis adnabod cynulleidfa, diffinio pwrpas eich sefydliad a phwynt gwerthu unigryw (USP), a chyflwyno'r brand ar draws pob sianel a chynnyrch).
• Datblygu doniau yn eich sefydliad: Oherwydd eu hystod o sgiliau a phrofiad, gall asiantaethau hefyd fod yn ddefnyddiol o ran darparu hyfforddiant. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fyddant wedi adeiladu cynnyrch y byddwch yn ei ddefnyddio'n barhaus, megis gwefan.
  
  

2.0 Cwestiynau allweddol wrth ystyried gweithio gydag asiantaeth

Isod, mae rhai cwestiynau allweddol y dylech eu gofyn i chi eich hun cyn comisiynu asiantaeth. Mae’n benderfyniad gweddol fawr i ddod â thrydydd parti i mewn i’ch sefydliad ac, er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn dewis yr asiantaeth iawn i chi, mae’n bwysig ystyried y canlynol:

Pam fod angen asiantaeth arnoch chi?

Edrychwch ar y prosiect yr ydych yn ystyried comisiynu asiantaeth ar ei gyfer. A yw'n angenrheidiol? Pa anhawster y mae'n mynd i'r afael ag ef yn eich sefydliad neu ddarpariaeth gwasanaeth? A fydd yn gwella prosesau neu'n ei gwneud hi'n haws cyflawni'ch nodau? A oes angen y gwariant a'r ymrwymiad amser a gynigir i gyflawni hyn? Weithiau, gall pobl ystyried asiantaeth fel “yr ateb i bopeth” a fydd yn gallu datrys problem drwy gynhyrchu darn o waith o safon heb lawer o gyfraniad gan y sefydliad. Ond mae angen archwilio’r dybiaeth hon wrth gynllunio. Os oes angen gwneud y gwaith, ond nad ydych yn siŵr ynghylch defnyddio asiantaeth, mae'n arwain at y cwestiwn...

Allwch chi wneud y gwaith eich hunan?

Mae’n bosibl bod eich sefydliad eisoes yn meddu ar y sgiliau i gyflawni’r math hwn o waith digidol. Amlinellwch yr hyn sydd ei angen a gwiriwch a allwch chi gyflawni pob agwedd i'r safon ofynnol ac a oes gennych chi'r gallu i wneud hynny mewn gwirionedd. Yn aml, mae’n bosibl y bydd gan sefydliad y sgiliau i gyflawni prosiect megis ailgynllunio gwefan, ond ni roddir amser penodedig i aelodau staff ac mae’n rhaid iddynt ei wneud fel rhan o’u gwaith o ddydd-i-ddydd, a gall hynny arwain at oedi a diffyg ffocws.

Allwch chi eu rheoli nhw?

Er bod asiantaeth yn darparu capasiti ac arbenigedd ychwanegol, byddant yn dal i fod angen mewnbwn rheolaidd gennych chi. Ni fydd asiantaeth yn adnabod eich rhaglenni na'ch cynulleidfa cystal â chi, felly bydd yn rhaid i chi ddarparu llawer o wybodaeth iddynt fel eu bod yn gallu dod yn gyfarwydd â’ch gwaith. Bydd angen cytuno ar gynlluniau a briffiau, ac efallai y bydd angen ysgrifennu neu ddarparu gwybodaeth bellach, a bydd angen adolygu, diwygio ac adolygu dyluniadau a chynigion eto. Sicrhewch fod gennych gyfrifoldebau a chapasiti clir yn fewnol o ran pwy sy'n rheoli ac yn cefnogi'r asiantaeth.

A oes gennych y cyllid?

Cyn dechrau ar y broses gomisiynu, sicrhewch fod gennych gyllideb ddigonol ar gyfer yr hyn y mae'n debygol y bydd angen i chi ei wario ar y prosiect hwn. Os nad ydych yn gwybod beth yw'r gyfradd gyfredol, siaradwch â chydweithwyr a chysylltiadau allanol sydd wedi comisiynu asiantaethau o'r blaen (ac yn gymharol ddiweddar) i gael meincnod ar gyfer cost prosiectau o'r fath. Nid oes yn rhaid i chi nodi cyllideb yn eich briff, a gallwch ofyn am ddadansoddiad fel rhan o unrhyw gynigion a gewch, ond mae'n ddefnyddiol i’ch helpu i farnu pryd y mae asiantaeth yn bod yn realistig wrth asesu costau.

3.0 Ysgrifennu briff i asiantaeth

Cyn dechrau ar y broses gomisiynu bydd angen i chi ysgrifennu briff i unrhyw asiantaeth ei ddarllen er mwyn iddynt ddeall yr hyn y mae angen iddynt ei ddatblygu, ac unrhyw gyfyngiadau neu ofynion sy'n gysylltiedig â'i ddatblygiad. Gwnewch hyn mor gynhwysfawr â phosibl, fel bod yr asiantaeth yn deall yn llawn yr hyn a ofynnir iddynt, a byddwch yn cael ymateb mwy penodol a defnyddiol i'ch galluogi i wneud penderfyniad gwybodus.

Beth sydd ei angen arnoch?

• Crynhowch y prosiect mewn cwpl o baragraffau, i ddarparu'r wybodaeth sylfaenol. Yna dilynwch hyn gyda rhestr o bethau pwysig i'w cyflawni - gall fod yn ddefnyddiol gweithio hyn allan mewn sesiwn gyda chydweithwyr ymlaen llaw. Peidiwch ac eithrio unrhyw beth a allai fod yn ‘amlwg’ yn eich barn chi - mae'n well bod yn rhy eglur yn hytrach na methu rhywbeth yn ddamweiniol a ddaw i'r amlwg pan fydd y datblygiad wedi dechrau, ac a fydd yn arwain at gostau ychwanegol. Er enghraifft, wrth ailgynllunio gwefan, gallai (rhestr fyrrach) gynnwys:
• Brandio newydd ar draws y wefan.
• Templedi newydd ar gyfer tudalennau, hafan, digwyddiadau, newyddion a blogiau.
• Tudalen a ffurflenni ‘cysylltu â ni’.
• Systemau archebu ar-lein ar gyfer digwyddiadau.
• Tudalen rhodd.
• Delweddau newydd ar gyfer y wefan.
• Mapiau integredig i ddangos ble’r ydych yn gweithio.
• Strwythur gwe-lywio ddiwygiedig.

Pwy yw eich cynulleidfa?

• Mae deall ar gyfer pwy y mae darn o waith yn cael ei gynhyrchu, a pham mae ei angen arnynt, yn bwysig i helpu asiantaeth i gynllunio sut y maent yn brandio a dylunio darn o waith, yn enwedig ar brosiectau digidol, lle gall lefel hyder defnyddwyr digidol cyffredin amrywio. Dylai fod gennych syniad da pwy yw eich prif gynulleidfa, ond dylech hefyd gynnwys unrhyw gynulleidfa eilaidd o bwys a fydd hefyd yn defnyddio'r wefan. Er enghraifft:
• Efallai y bydd eich prif gynulleidfa yn fuddiolwyr sydd eisiau cael mynediad at eich gwasanaethau neu wybodaeth, ond...
• Gallai eich cynulleidfaoedd eilaidd pwysig gynnwys:
• Rhoddwyr cyfredol neu ddarpar roddwyr sydd eisiau gwybod mwy am eich gwaith a pham y dylen nhw gyfrannu.
• Gwirfoddolwyr sydd eisiau cyfrannu at y gwaith o gefnogi’r sefydliad.
• Arianwyr sydd eisiau dod o hyd i wybodaeth allweddol ar eich gwaith a’ch deilliannau.
• Os yw hyn yn rhywbeth yr ydych yn ansicr yn ei gylch, gall llawer o asiantaethau weithio gyda chi i ‘ddarganfod’ eich cynulleidfa darged. Gwnewch yn siŵr eich bod yn nodi yn eich briff os yw hyn yn rhywbeth yr hoffech gael cymorth ag ef.

Beth yw eich metrigau llwyddiant?

• I chi a'r asiantaeth, mae mesurau llwyddiant cytunedig yn bwysig i roi nod terfynol clir. Mae hyn yn wir ar ddiwedd y prosiect (hynny yw, bod y canlyniadau y cytunwyd arnynt wedi'u cyflawni ar amser ac i'r ansawdd gofynnol), ac yn y tymor hwy fel bod asiantaeth yn glir ynghylch sut y byddwch yn mesur llwyddiant y gwaith hwn. Er enghraifft, mae'r wefan yn llwytho ac yn rhedeg yn gyflymach, rydych chi'n derbyn mwy o ymholiadau, ac rydych chi'n derbyn mwy o roddion.

Statws a chefndir / cyfyngiadau cyfredol

• Gall fod yn ddefnyddiol darparu digon o gyd-destun ar gyfer y gwaith sy’n cael ei wneud fel nad yw’r asiantaeth yn gorfod dyfalu. Gall y rhain gynnwys:
• Hanes cryno'r sefydliad a'i ddiben. Y rhesymeg a'r ysgogwyr allweddol ar gyfer datblygu'r prosiect hwn a chomisiynu asiantaeth.
• A oes gennych ganllawiau brand presennol ac unrhyw bolisïau perthnasol eraill ai peidio.
• Eich capasiti a'ch sgiliau mewnol sy'n berthnasol i'r prosiect hwn.
• Ydy’r asiantaeth yn cynhyrchu darn newydd sbon o waith, neu’n dilyn ymlaen o bethau sydd wedi’u hadeiladu o’r blaen? Er enghraifft, os ydynt yn ailgynllunio gwefan, ers pryd mae’r wefan bresennol yn bodoli, ar ba lwyfan y mae wedi'i hadeiladu, a sut mae'n perfformio o ran ei metrigau allweddol? Os oes angen i'r asiantaeth wneud ffilm neu animeiddiad newydd, a yw hyn yn rhan o gyfres barhaus sydd angen dilyn brandio a fformat sefydledig?
  

Terfynau amser a chyllid

• A oes unrhyw derfynau amser y mae angen i'r asiantaeth eu bodloni? A yw hyn yn cyd-fynd ag unrhyw un o'ch prosiectau arall, er enghraifft, a oes angen iddo fod yn rhan o ymgyrch ehangach?
• Beth yw eich cyllideb gyffredinol (gan gynnwys TAW)? Fel y nodwyd eisoes, nid oes angen i chi nodi hyn yn y briff, ond gall fod yn ddefnyddiol i chi ddiystyru yn awtomatig asiantaethau sy'n gweithio i gyllideb uwch nag y gallwch ei fforddio.
  

Y broses benderfynu

• Byddwch yn glir ynghylch y dyddiadau cau i asiantaethau gyflwyno eu cynigion, beth sydd angen i chi ei weld yn y cynigion, a phryd y gall yr asiantaethau ddisgwyl ymateb gennych. Os bydd angen cynnal cyfweliadau dilynol neu froliannau, nodwch pryd mae'r rhain yn debygol o gael eu cynnal.
• Defnyddiol hefyd fydd bod mor dryloyw â phosibl am y system sgorio a ddefnyddir ar gyfer gwneud penderfyniadau er mwyn i asiantaeth wybod beth i'w gynnwys (yn enwedig os yw hyn yn cynnwys cyllideb). Mae hefyd yn ddefnyddiol i chi sefydlu hyn ymlaen llaw os nad oes gennych system sgorio safonol eisoes ar waith, er mwyn sicrhau bod eich penderfyniad mor wrthrychol â phosibl.

4.0 Cyllid

Mae'n anochel y bydd yna gost i ddefnyddio asiantaeth, yn yr un modd ag y byddai cost ar gyfer talu staff cyflogedig. Mae'n bwysig bod yn realistig ynghylch faint y bydd yn ei gostio wrth ystyried cyllideb eich prosiect - a dyna pam y dylech ymgynghori ag eraill ar ddechrau'r broses i gael synnwyr o'r gost bosibl.

Yn fewnol, dylech fod yn glir ynghylch beth yw cost a budd y gwariant hwn yn y pen draw. Efallai y bydd peth o hyn yn y metrigau llwyddiant a osodwyd gennych ar gyfer y prosiect (megis mwy o roddion neu ymwybyddiaeth ehangach), ond gall eraill fod mewn newidiadau ansoddol sy'n ei gwneud hi'n haws i fuddiolwyr gael mynediad at wasanaethau neu wybodaeth.

Unwaith y bydd y gyllideb wedi'i gosod, byddwch yn wyliadwrus o ofyn am unrhyw waith ychwanegol gan yr asiantaeth, oni bai bod cyllid dynodedig ar gael ar ei gyfer. Mae'r gyllideb wedi'i gosod i gyflawni'r gwaith yn y brîff, ac er y gellir amsugno ceisiadau bach i mewn i lifoedd gwaith presennol, mae'n debygol y bydd yn rhaid talu unrhyw beth y tu allan i hyn fel costau ychwanegol.

Pan fyddwch chi'n derbyn cynigion yn ôl gan wahanol asiantaethau, efallai y byddwch chi'n gweld rhywfaint o amrywiad mewn costau. Edrychwch ar y rhain yn agos i benderfynu beth sy'n achosi'r gwahaniaethau. A yw cyfradd dydd yr asiantaethau yn wahanol? Ac os felly, a allwch chi weld tystiolaeth fod gwaith yr asiantaethau drutach o ansawdd uwch a bod eu portffolios yn diwallu'ch anghenion yn well? A oes mwy o ddiwrnodau wedi'u cyllidebu ar eu cyfer mewn un cynnig, o gymharu ag un arall, ac os felly pam mae gan y ddwy asiantaeth safbwyntiau gwahanol o ran pa mor hir y bydd y gwaith yn ei gymryd? A oes unrhyw gostau neu eitemau ychwanegol nad ydych yn eu deall? Os caiff ei gynnwys, a yw'r pecynnau cefnogi a chynnal a chadw parhaus yn amrywio? Faint o gyfarfodydd maen nhw wedi'u cynnwys yn y prosiect a sawl rownd o ddiwygiadau sydd wedi'u hymgorffori yn y gyllideb?

Os yw pris yn ffactor pwysig iawn oherwydd bod eich cyllideb gyffredinol yn dynn, yna byddwch yn onest gydag asiantaethau y bydd yn elfen allweddol o'ch system sgorio, fel y gallant ystyried sut y gallant gynnig y cynnig gorau i chi - neu benderfynu peidio â chyflwyno cynnig os ydyn nhw'n annhebygol o allu bodloni eich gofynion.

5.0 Cwestiynau allweddol i'w gofyn i ddarpar asiantaethau

Ar ôl i chi dderbyn cynigion yn ôl gan asiantaethau sydd â diddordeb, ac ar ôl i chi gwblhau sgorio, dylech drefnu cyfarfodydd gyda rhestr fer o asiantaethau sydd wedi sgorio'n ddigon da i fodloni'ch meini prawf. Cadwch ef i rif hylaw - yn ddelfrydol dim mwy na phedwar. Hyd yn oed os mai dim ond un asiantaeth yr ydych am fwrw ymlaen â hi, mae cyfarfod yn ddefnyddiol i gael sgwrs a mesur dealltwriaeth yr asiantaeth o'r brîff a chael ymdeimlad o sut maen nhw'n gweithio a sut y gallai'r berthynas waith fynd rhagddi.

Gall fformat y cyfarfodydd fod yn debyg iawn i fformat cyfweliad swydd a, chyn y sesiwn, efallai yr hoffech chi roi briff i'r asiantaeth ar yr hyn rydych chi am ei drafod cyn y cyfarfod. Mae'n ddefnyddiol sicrhau bod pob aelod o'ch sefydliad a fydd yn gweithio'n agos gyda'r asiantaeth ar y prosiect ar yr alwad hefyd.

Isod, rhestrir rhai o’r cwestiynau allweddol fydd efallai yn ddefnyddiol i chi eu gofyn fel rhan o’r sgwrs hon:

• Ewch trwy’r cynnig – Gofynnwch i’r asiantaeth eich tywys trwy'r cynnig, gan grynhoi ei dull gwaith. Gall hyn helpu i ddarparu ymdeimlad o'i gweledigaeth gyffredinol ar gyfer y prosiect, ei dealltwriaeth o'ch anghenion, a'r hyn y mae’r asiantaeth yn ei ystyried fel yr elfennau pwysicaf.
• Gofynnwch fwy am y meysydd gwan neu'r risgiau y gall yr asiantaeth eu rhagweld - Mae'n anochel y bydd rhai rhannau o'r cynnig lle nad yw'r asiantaeth wedi sgorio mor gryf neu wedi gadael rhai bylchau yn ei hateb. Defnyddiwch y cyfweliad hwn i graffu ar y rheini ymhellach, er mwyn ceisio nodi ai diofalwch yw hyn ac a all yr asiantaeth ateb y pwyntiau hyn yn bendant, neu a yw hwn yn faes gwendid dilys, a'i risg gysylltiedig i'r prosiect.
• Diffiniwch y broses - Bydd pob asiantaeth fel arfer yn gweithio gydag arddull rheoli prosiect penodol. Gofynnwch i’r asiantaeth egluro ei rhai hi, yn enwedig o ran sut y bydd hi'n cynllunio gwaith, gwirio gyda chi, a gweithio trwy ddiwygiadau. Meddyliwch sut y bydd hyn yn gweithio gyda'ch arferion gwaith sefydliadol. Os yw'n debygol o fod yn anodd cydweithio â’r asiantaeth, esboniwch y gwrthdaro posib a gofynnwch sut y byddai’r asiantaeth yn cynnig gweithio o amgylch hyn.
• Enghreifftiau o waith arall - Os nad yw’r asiantaeth wedi gwneud hyn eisoes fel rhan o'r cynnig, gofynnwch iddi ddod ag enghreifftiau o'i gwaith i gleientiaid eraill y mae hi'n teimlo sy'n berthnasol i'ch prosiect, a siaradwch am y tebygrwydd hynny, yn enwedig heriau tebyg y mae eich prosiect yn eu peri a sut bydd yr asiantaeth yn eu goresgyn.
• Gofynnwch i’r asiantaeth esbonio heriau posibl y prosiect - Bydd hyn yn eich helpu i ganfod problemau yn gynnar, ond hefyd yn tynnu sylw at unrhyw feysydd o gamddealltwriaeth ar y cyd, e.e. os ydych chi'n poeni am rywbeth, ond maen nhw wedi ymlacio (neu i'r gwrthwyneb) gallwch chi ddarganfod pam y gallai hyn fod yn wir ac wedyn geisio datrys y sefyllfa.
• Pa gymorth parhaus sydd ar gael - Er y bydd hyn wedi cael ei amlinellu yn y cynnig, gall fod yn galonogol mynd i'r afael yn agored â sut y byddai cefnogaeth barhaus / diwygiadau yn y dyfodol ar gyfer prosiectau fel datblygu gwefan yn gweithio, a sut y bydd y berthynas rhyngoch chi a'r asiantaeth yn newid ar ôl i’r prosiect cychwynnol ddod i ben.

6.0 Beth i'w ddisgwyl wrth weithio gydag asiantaeth

Ar ôl i chi benodi asiantaeth a dechrau gweithio ar y prosiect, bydd nifer o bwyntiau cyffwrdd a gweithredoedd rheolaidd ac afreolaidd trwy gydol y broses ac mae angen i chi fod yn barod am y rheini (neu ymholi os na welwch nhw’n digwydd). Gan gynnwys pryd byddant yn bwriadu dechrau’r prosiect a'r hyn sydd ei angen arnynt i fod yn ei le cyn cychwyn.

Dull rheoli prosiect:

Fel y cyfeiriwyd yn yr adran flaenorol, gwnewch yn siŵr fod yr asiantaeth yn amlinellu ei dull gwaith o reoli'r prosiect hwn yn y cyfarfod cychwynnol, er mwyn sicrhau bod pawb yn gwybod pryd y bydd angen gweithredu rhai camau penodol - nid cyfarfodydd yn unig, ond darparu cynnwys, gwybodaeth, adolygu diwygiadau, profi ac ati.

Cadw mewn cysylltiad:

Unwaith y bydd prosiect ar waith, gall fod yn gythryblus i gychwyn i beidio â bod mewn cysylltiad dyddiol â'r asiantaeth, yn y ffordd y byddech chi'n debygol o fod pe byddech chi'n gweithio ar brosiect gyda chydweithiwr yn eich sefydliad. Mae hyn yn gwneud y cyfarfodydd cadw mewn cysylltiad yn bwysig iawn, fel cyfle wythnosol neu bob pythefnos i wirio cynnydd yn erbyn y llinell amser prosiect y cytunwyd arni, a chytuno ar yr hyn sydd angen ei flaenoriaethau yn ystod wythnos neu bythefnos nesaf y gwaith.

Terfynau Amser:

Bydd unrhyw amserlen prosiect cadarn wedi'i sefydlu i ganiatáu ar gyfer rhywfaint o lithriad oherwydd absenoldebau annisgwyl neu wallau dynol. Ond, yn union fel y byddwch chi'n disgwyl i'r asiantaeth gwrdd â'r terfynau amser y cytunwyd arnynt, rhaid i chi hefyd sicrhau bod unrhyw beth rydych chi'n gyfrifol am ei ddarparu (e.e. cynnwys, diwygiadau, cymeradwyo ac ati) er mwyn galluogi i’r prosiect symud ymlaen yn cael ei gyflwyno yn unol â’r hyn y cytunwyd arno. Fel arall, gall beri i'r amserlen gyffredinol lithro a gallai hynny arwain at gost ychwanegol oherwydd bod angen mwy o amser ar yr asiantaeth i wneud y gwaith.

Peryglon newid y briff:

Yng nghanol y broses dylunio / datblygu, bydd ychwanegu gwaith ychwanegol neu newid cyfeiriad prosiect yn effeithio ar amser a chyllidebau wrth weithio gydag asiantaeth. Er ei bod yn bosibl y bydd modd darparu ar ei gyfer, bydd yn golygu costau ychwanegol ac oedi cyffredinol wrth gyflenwi. Efallai y bydd hefyd yn golygu nad yw gwaith sydd eisoes wedi'i wneud, yn seiliedig ar rai rhagdybiaethau, bellach yn gallu mynd rhagddo. Er mwyn diogelu yn erbyn hyn, ymgynghorwch yn eang yn fewnol ac yn allanol yn ystod y broses friffio a chomisiynu, er mwyn sicrhau eich bod wedi ystyried yr holl opsiynau, ac os gofynnir am rai ‘pethau ychwanegol’, gallwch asesu a oes angen eu cynnwys.

Eglurdeb o ran diwygiadau:

• Gwiriwch ddwywaith gyda'r asiantaeth ar y dechrau o ran sawl rownd o ddiwygiadau sydd wedi’u cynllunio ar gyfer pob elfen o'r prosiect, a sawl diwrnod sydd gennych i’w hadolygu. Yna, gwiriwch pwy yn eich sefydliad sydd angen cymryd rhan ar bob cam o’r gwaith diwygio, a sicrhewch eu bod yn gwybod bod angen iddynt neilltuo amser i adolygu. Bydd hyn yn osgoi oedi wrth i’r gwaith fynd rhagddo.
• Wrth gyflwyno adborth ar ddarn o waith, byddwch mor eglur a chlir â phosibl am yr hyn yr hoffech ei newid. Er enghraifft, yn hytrach nag ysgrifennu “ddim yn hoffi'r lliwiau hyn”, eglurwch pam nad ydych chi'n hoffi'r lliwiau, sut mae'r feirniadaeth honno'n cyd-fynd ag amcanion y prosiect, ac efallai'r hyn y byddai'n well gennych chi ei weld.
• Pa ddogfennau ac asedau y bydd angen i’r asiantaeth gael mynediad iddynt?
• O’r cychwyn, sefydlwch pa bolisïau, canllawiau, ffotograffau ac asedau gweledol sydd angen ar yr asiantaeth i gyflawni'r prosiect. Gall sefydlu ffolder a rennir helpu, gan ddefnyddio SharePoint neu Google Drive, er mwyn i'r ddwy ochr gael mynediad, fel eich bod chi'n gwybod beth rydych chi wedi'i rannu gyda'r asiantaeth.

7.0 Crynodeb

Gall dewis yr asiantaeth ddigidol gywir ddarparu cynhyrchion digidol ac asedau cyfathrebu o ansawdd uchel i'ch sefydliad sy'n gwella'ch gwaith a'ch canlyniadau. Ond, fel yr amlinellwyd yn y canllaw hwn, mae angen arweiniad ar asiantaeth o hyd, a dylech weld y berthynas nid fel rhoi gwaith ar gontract allanol, ond fel cydweithio â thîm arall sydd angen rheolaeth dda a briff da i gyflawni gwaith o’r safon uchaf posib. Ac, ar ei fwyaf effeithiol, gall gweithio gydag asiantaeth fod fel gweithio gydag estyniad o'ch tîm eich hun!

Trwy dreulio'r amser yn cynllunio'r hyn sydd ei angen arnoch o brosiect, trosi hynny yn friff cynhwysfawr i dderbyn cynnig yr un mor gadarn, nodi amserlen fanwl a realistig, a sicrhau cyfathrebu rheolaidd ac agored, gallwch fod yn fwy sicr bod eich gwaith gydag asiantaeth o fudd parhaol i'ch sefydliad.

Ysgrifennwyd y canllaw hwn gan Brightsparks.