Gwneud y gorau o’ch meddalwedd swyddfa
Cyflwyniad i Feddalwedd Swyddfa i sefydliadau trydydd sector
Mae’r canllaw hwn yn rhoi sylw i’r canlynol:
- Beth yw meddalwedd swyddfa, a’r mathau o gymwysiadau sy’n cael eu cynnwys.
- Sut gall meddalwedd swyddfa helpu gyda thasgau gwahanol ar draws eich sefydliad.
- Y prif frandiau meddalwedd swyddfa, eu nodweddion allweddol a’r gost.
- Penderfynu ar y math cywir o feddalwedd swyddfa ar eich cyfer chi.
- Cyngor ar wneud y gorau o’ch meddalwedd swyddfa.
Cynnwys
1.0 Beth yw meddalwedd swyddfa?
2.0 Defnydd ymarferol meddalwedd swyddfa.
3.0 Meddalwedd swyddfa am ddim neu feddalwedd swyddfa sy’n rhaid talu amdano.
4.0 Brandiau meddalwedd swyddfa.
5.0 Dewis y meddalwedd swyddfa cywir i chi.
6.0 Cyngor ar wneud y gorau o’ch meddalwedd swyddfa.
1.0 Beth yw meddalwedd swyddfa?
Os ydych chi erioed wedi creu dogfen, taenlen neu gyflwyniad, yna rydych chi wedi defnyddio meddalwedd swyddfa. Fel y mae'r enw'n awgrymu, cafodd ei gynllunio i ganiatáu i ‘waith swyddfa’ cyffredin gael ei wneud ar gyfrifiadur. Drwy sicrhau bod meddalwedd swyddfa ar gael yn gyffredinol ac (yn gymharol) hawdd i’w ddefnyddio ar lefel sylfaenol, mae cwmnïau meddalwedd wedi galluogi unigolion a sefydliadau i wneud gwaith a allai fod wedi’i rannu rhwng sawl rôl wahanol yn y gorffennol.
Gall dewis y meddalwedd cywir a gwybod y pethau sylfaenol o ran sut i gael y gorau ohono helpu i wneud eich gwaith yn haws ac yn fwy effeithlon.
Pan fydd pobl yn cyfeirio at ‘feddalwedd swyddfa’, maent fel arfer yn cyfeirio at gasgliad o feddalwedd cynhyrchiant (hynny yw, meddalwedd a ddyluniwyd i gynhyrchu gwybodaeth) sydd fel arfer yn cynnwys prosesydd geiriau (fel Microsoft Word), cymhwysiad taenlen (fel Microsoft Excel) a rhaglen gyflwyno (fel Microsoft PowerPoint). Yn ogystal â nifer o gymwysiadau ychwanegol, a all gynnwys pethau fel meddalwedd e-bost, cronfeydd data, neu offer rheoli prosiect, yn dibynnu ar frand y feddalwedd swyddfa. Mae yna lawer o wahanol frandiau a mathau o feddalwedd swyddfa, a elwir hefyd yn ‘becynnau’ neu ‘suites’. Microsoft Office yw meddalwedd swyddfa ‘rhagosodedig’ arferol llawer o sefydliadau. Er y gall llawer o bobl sy'n gyfarwydd â chyfrifiaduron ddefnyddio cymwysiadau swyddfa safonol yn gymharol hawdd, mae cymwysiadau swyddfa yn cynnig llawer o nodweddion nad yw'r rhan fwyaf o bobl byth yn eu defnyddio, yn ogystal â llawer o lefelau o becynnau, gyda rhai ohonynt yn rhad ac am ddim, i ddewis ohonynt.
2.0 Defnydd ymarferol meddalwedd swyddfa
Gall pecyn meddalwedd swyddfa gynnwys ystod o gymwysiadau meddalwedd (neu ‘apiau’), sy’n gallu cynnwys cyfarpar rheoli prosiect, meddalwedd cronfeydd data a chyhoeddi pen desg.
Yr apiau a ddefnyddir amlaf, a'r rhai sydd fwyaf tebygol o fod yn ddefnyddiol o ran eich gwaith bob dydd, yw prosesu geiriau, taenlenni a chyflwyniadau. Mae'r adran hon yn dangos rhai o'r nodweddion mwyaf defnyddiol a mwyaf cyffredin o bob ap, yn ogystal â'r gwahanol ffyrdd y gellir defnyddio'r feddalwedd.
Gall bod yn gyfarwydd yn gyffredinol â'r prif fathau o feddalwedd swyddfa fod o fudd i sefydliad drwy ganiatáu cydweithio haws. Er enghraifft, gall cydweithiwr sydd yn gweithio’n bennaf ym maes cyfathrebu ysgrifennu adroddiadau gan ddefnyddio rhaglen prosesu geiriau. Gallant ddefnyddio eu sgiliau i sicrhau fod yr adroddiad wedi'i osod mewn fformat deniadol, hawdd ei ddarllen, a gall cydweithwyr eraill ddefnyddio'r swyddogaethau ‘track changes’ neu ‘comment’ cyffredin i gydweithio ar y ddogfen hon yn gymharol hawdd.
2.1 Cyflwyniadau
Mae meddalwedd cyflwyno yn galluogi defnyddwyr i greu sioeau sleidiau i gyflwyno syniadau neu wybodaeth. Gellir ei ddefnyddio i greu sioeau sleidiau ar gyfer cyflwyniadau busnes, sgyrsiau, cyfarfodydd grŵp, a llawer o achlysuron eraill. Enghreifftiau y gallech fod wedi clywed amdanynt yw PowerPoint, Keynote a Slides.
Wrth greu cyflwyniad, gall defnyddwyr ddefnyddio testun a delweddau i adeiladu sleidiau. Gallant ddewis o dempledi rhagosodedig neu greu sleidiau eu hunain.
Gallwch ychwanegu testun, delweddau, siartiau, fideos a gwrthrychau eraill at y sleidiau. Mae rhai mathau o feddalwedd yn galluogi defnyddwyr i greu cyflwyniadau rhyngweithiol sy'n cynnwys botymau cliciadwy a thrawsnewidiadau sleidiau (er enghraifft, pylu i mewn ac allan neu doddi rhwng sleidiau).
Mae rhai o’r nodweddion allweddol yn cynnwys:
- Creu cyflwyniadau rhyngweithiol sy'n cynnwys botymau cliciadwy a thrawsnewidiadau sleidiau.
- Dewis o amrywiaeth o dempledi rhagosodedig neu greu sioe sleidiau wreiddiol eich hun.
- Ychwanegu testun, delweddau, siartiau a gwrthrychau eraill at y sleidiau i’w gwneud nhw’n rhyngweithiol.
- Ychwanegu sain, fideo a ffeiliau eraill i gyflwyniadau. Cyflwyno syniadau mewn fformat sioe sleidiau safonol.
- Ychwanegu tablau, ffeithluniau, siartiau a data delweddol arall i sleidiau.
Defnydd o fewn eich sefydliad
Adnoddau Dynol:
- Creu sleidiau i gefnogi cyrsiau hyfforddi mewnol, gan gynnwys defnyddio'r swyddogaethau animeiddio i guddio atebion i gwestiynau ar y sleid, yna eu datgelu unwaith y bydd yr ateb cywir wedi'i roi.
Rheolaeth:
- Defnyddio meddalwedd cyflwyno i greu delweddau ategol ar gyfer gwahanol siaradwyr mewn cyfarfodydd. Gall y siaradwyr baratoi eu cyflwyniadau ac yna gellir e-bostio'r rhain at y trefnydd a'u cyfuno mewn un cyflwyniad er mwyn symlrwydd.
Cyfathrebu:
- Ar gyfer dogfennau sy'n weledol yn bennaf, yn hytrach na thestunol yn bennaf, gallwch ddefnyddio meddalwedd cyflwyno i greu'r ddogfen gyda'r ‘sleidiau’ fel tudalennau, yna cadw'r ffeil fel PDF, a allai ddarparu allbwn gwell na dogfen prosesu geiriau yn hynny o beth, yn enwedig yn absenoldeb dylunydd graffeg.
2.2 Taenlenni
Mae taenlenni yn galluogi defnyddwyr i drefnu a dadansoddi data. Maent yn cael eu defnyddio’n aml ar gyfer creu cyllidebau, olrhain treuliau, neu drefnu gwybodaeth. Maent hefyd yn galluogi defnyddwyr i greu siartiau a graffiau o'u data.
Er enghraifft, os oes angen i chi gadw golwg ar eich treuliau, gallwch greu taenlen Excel sy'n rhestru'ch holl dreuliau misol. Bydd hyn yn eich helpu i aros yn drefnus a gweld lle y gallech dorri'n ôl ar wariant.
Gallwch hefyd ddefnyddio taenlenni ar gyfer cyfrifon, gan gynnwys cynllunio cyllideb.
Mae rhai o nodweddion cyffredin taenlenni yn cynnwys:
- Creu taenlenni i drefnu data ar gyfer dadansoddi, cyfeirio a hidlo hawdd.
- Creu siartiau a graffiau o'ch data i ddod o hyd i dueddiadau neu batrymau.
- Mewnforio ac allforio data mewn fformatau amrywiol i'w dadansoddi ymhellach neu i'w rhannu ag eraill.
- Cyfrifo pethau'n hawdd ac yn gyflym gan ddefnyddio fformiwlâu a swyddogaethau mathemateg o'ch data.
- Amrywiaeth o orchmynion i'ch helpu i drin data fel y dymunwch.
Gellir defnyddio'r cymwysiadau hyn gyda'i gilydd weithiau hefyd. Er enghraifft, gallwch greu tabl mewn cymhwysiad taenlen, ac yna copïo'r tabl hwnnw i mewn i ddogfen neu gyflwyniad. Mae'r cydweddoldeb hwn yn un o fanteision defnyddio un pecyn o feddalwedd swyddfa.
Defnyddiau yn eich sefydliad
Cyllid:
- Creu taenlen cyllideb sy'n addasu cyfansymiau'n awtomatig pan fydd ffigurau'n cael eu diweddaru.
- Defnyddio’r nodwedd ‘graffiau a siartiau’ i droi tablau o ffigurau yn siartiau cylch neu raffiau llinell sy’n apelio’n weledol i wneud gwybodaeth yn haws ei deall.
Codi Arian:
- Creu cynllun ar gyfer ymgyrch codi arian gyda'r holl gostau wedi'u cynnwys, sy'n diweddaru yn dibynnu ar incwm newydd.
Cyfathrebu:
- Creu tabl o fanylion cyswllt ar gyfer rhestr bostio i bersonoli cyfathrebu â grŵp o roddwyr neu wirfoddolwyr. Gellir trefnu neu hidlo'r data hwn i greu ‘segmentau’ sy'n anfon negeseuon gwahanol yn ôl daearyddiaeth, pa mor aml y maent yn rhoi neu ffactorau eraill.
Rhaglenni
- Creu dogfen llwybr critigol neu siart Gantt i fapio’r camau amrywiol sydd eu hangen i gwblhau prosiect
2.3 Prosesu geiriau
Defnyddir meddalwedd prosesu geiriau yn bennaf i greu a golygu dogfennau testun, megis adroddiadau, agendâu, cofnodion, cyfarwyddiadau ac ati. Mae ganddynt lawer o nodweddion, gan gynnwys gwirio sillafu, gwirio gramadeg, nifer geiriau, a'r gallu i olrhain newidiadau fel bod pobl yn gallu golygu gwaith ei gilydd a chadw golwg ar yr hyn sydd wedi newid. Fel arfer mae ganddyn nhw eiriadur a thesawrws mewnol.
Mae creu dogfen sylfaenol yn eithaf syml, ac wrth i chi ennill profiad, fe welwch bod offer mwy cymhleth ar gael i wella gosodiad a dyluniad eich adroddiad.
Mae nodweddion cyffredin meddalwedd prosesu geiriau yn cynnwys:
- Creu dogfen o dudalen wag neu ddefnyddio templed, ychwanegu testun, delweddau, a chynnwys arall, fformatio'ch dogfen, a'i hargraffu neu ei rhannu.
- Templedi ar gyfer dogfennau a ddefnyddir yn gyffredin, megis CVs, llythyrau, cardiau, taflenni, adroddiadau, a llawer mwy.
- Cydweithio'n hawdd ag eraill trwy olrhain newidiadau, ychwanegu sylwadau a rhannu dogfennau.
- Ffontiau, gosodiad tudalen, ymylon, mewnoliadau, themâu ac ati, i deilwra eich dogfen.
- Strwythuro eich testun trwy gynnwys penawdau, pwyntiau bwled, toriadau llinell, rhestrau, tablau ac ati.
Defnyddiau yn eich sefydliad
Rheolaeth
- Creu memo neu agenda ar gyfer cyfarfodydd y gellir eu rhannu'n hawdd, yna ysgrifennu cofnodion y cyfarfodydd hynny.
Cyllid
- Drafftio’r cyfrifon blynyddol, gan ddefnyddio’r gallu i gopïo neu fewnosod data o’r rhaglen daenlen i ymgorffori graffiau, tablau a siartiau, ac ychwanegu sylwebaeth.
Cyfathrebu
- Creu adroddiad, gan gynnwys delweddau, tablau a siartiau, ochr yn ochr â'r sylwebaeth, y gellir ei allforio fel PDF i'w rannu.
- Adnoddau Dynol
- Creu ffurflenni y gellir eu hargraffu i bobl eu llenwi â llaw os oes angen, gan gynnwys blychau ticio, a bylchau i'w llenwi.
Case study: Gobaith Newydd
Mae Gobaith Newydd yn elusen fach wedi'i lleoli yn Abertawe sy'n darparu nifer o raglenni cymorth addysgol i blant o deuluoedd incwm isel. Mae gan yr elusen swm bach o gyllid rheolaidd ar gyfer ei gweithgareddau craidd ac yna mae'n rhedeg rhaglenni â therfynau amser penodol gyda'r cyllid y mae'n ei derbyn fesul prosiect.
Fel rhan o gytundeb ariannu i redeg cyfres o glybiau darllen ar ôl ysgol, mae’r elusen wedi cytuno i ddarparu diweddariadau misol o’r arian a wariwyd, nifer y plant sy’n mynychu ac oriau darllen a ddarparwyd. Mae’r elusen wedi cytuno i ddarparu adroddiad dwywaith y flwyddyn a fydd yn cynnwys:
- Adroddiad ariannol llawn ar wariant ar gyfer y flwyddyn hyd yma.
- Sylwadau ar gynnydd y cynllun hyd yma.
- Nifer yr oriau o gefnogaeth a ddarparwyd hyd yma.
- Nifer y plant a gafodd gymorth hyd yma.
- Adborth strwythuredig gan rieni plant sy'n cymryd rhan yn y cynllun, yn ateb cwestiynau am y canlyniadau y mae eu plant wedi'u profi ers cymryd rhan. Mae'r atebion hyn ar raddfa a chytunwyd ar ‘sgôr targed’ gyda'r cyllidwyr.
- Dwy astudiaeth achos gan rieni plant sydd wedi cymryd rhan yn y cynllun.
Nid oes gan yr elusen gyllid i dalu dylunydd graffig, felly bydd rhaid cynhyrchu’r ddogfen yn fewnol gan ddefnyddio meddalwedd swyddfa.
Bydd yr aelod o staff sy'n gyfrifol am y prosiect yn llunio'r adroddiad ac mae angen gwahanol fathau o wybodaeth yn ymwneud â'r prosiect erbyn terfyn amser penodol, sy'n cynnwys:
- Taenlen cyllid prosiect wedi’i diweddaru.
- Ffigurau ar gyfer yr oriau a ddarparwyd a’r plant sy’n cymryd rhan, ochr yn ochr â sylwebaeth ar y rhaglen, mewn dogfen prosesu geiriau. Yna, mae angen i hwn gael ei adolygu a'i olygu gan yr aelod staff sy'n gyfrifol, cyn ei rannu ag unrhyw gydweithwyr eraill sy'n gyfrifol am gyflwyno'r rhaglen i wirio cywirdeb ac at ddiben cymeradwyo.
- Ers dechrau'r prosiect, mae'r sefydliad wedi bod yn anfon arolygon yn rheolaidd at fuddiolwyr y rhaglen sy'n cael eu creu yn y ddogfen prosesu geiriau ac yna'n coladu ymatebion dienw mewn taenlen. Yna, defnyddir y swyddogaeth ‘formula’ yn y daenlen i gyfrifo'r sgôr cyfartalog ar gyfer pob cwestiwn deilliant a ofynnir.
- Mae gan y sefydliad nifer o gysylltiadau ymhlith teuluoedd plant a gynorthwyir sydd wedi nodi eu bod yn fodlon cael eu cyfweld am y rhaglen. Maent yn cyfweld un rhiant dros y ffôn ac yn nodi’r manylion mewn dogfen prosesu geiriau, tra bod rhiant arall yn hapus i lenwi ffurflen gyfweld, wedi'i dylunio mewn ap prosesu geiriau, yn ei amser ei hun. Mae’r ddau riant yn anfon lluniau o’u plant mewn negeseuon e-bost, ynghyd â ffurflenni cydsynio ffotograffau wedi’u llenwi, sydd wedi’u dylunio mewn ap prosesu geiriau, i’w defnyddio yn yr adroddiad.
Gyda'r holl wybodaeth bellach wedi'i derbyn, mae'r Rheolwr Prosiect yn gosod y wybodaeth mewn templed adroddiad a grëwyd ar gyfer y rhaglen benodol hon sy'n cynnwys y logos, meintiau ffontiau ac arddulliau paragraffau angenrheidiol. Rhennir yr adroddiad yn adrannau, gan greu tudalen deitl a thudalen gynnwys, sydd â hyperddolenni sy'n galluogi darllenwyr i gael mynediad uniongyrchol at y gwahanol adrannau. Maent yn cymryd y tablau sy'n ymwneud â'r gyllideb a'r sgorau canlyniad ac yn eu copïo / ymgorffori yn y ddogfen. Gallant hefyd ymgorffori'r delweddau a ddarperir gan y rhieni yn y ddogfen.
Unwaith y bydd y drafft wedi'i gwblhau, caiff ei rannu â chydweithwyr allweddol, gan gynnwys arweinydd y sefydliad, i'w adolygu. Daw nifer o sylwadau a newidiadau wedi’u holrhain yn ôl, sy’n cael eu gweithredu, a chynhelir ail adolygiad, ac ar ôl hynny mae’r adroddiad wedi’i gymeradwyo ac yn barod i’w anfon at y cyllidwr.
I gefnogi cyfarfod adolygu gyda’r cyllidwr, sydd i fod i ddilyn cyflwyno’r adroddiad, defnyddir y wybodaeth allweddol o’r adroddiad i greu cyflwyniad mewn templed penodol, y gellir ei ddefnyddio i gwmpasu prif bwyntiau’r adroddiad mewn trafodaeth. Caiff hyn wedyn ei adolygu gan unrhyw aelodau staff perthnasol, sy'n ychwanegu gwybodaeth bellach sy'n berthnasol i'r cyfarfod. Yna mae'n barod i'w ddefnyddio mewn cyfarfod.
3.0 Meddalwedd swyddfa am ddim neu feddalwedd swyddfa sy’n rhaid talu amdano
Mae ystod o becynnau meddalwedd swyddfa rhad ac am ddim ar gael. Mae rhai o'r rhain yn gwbl rhad ac am ddim ond gallant fod yn gymharol sylfaenol. Mae'r rhain yn dueddol o fod â fersiynau premiwm neu fersiynau y telir amdanynt sy’n cynnwys ystod ehangach o offer.
Wrth benderfynu pa feddalwedd swyddfa i'w lawrlwytho a'i ddefnyddio, ystyriwch yn gyntaf beth yw eich anghenion gwirioneddol, oherwydd weithiau bydd platfformau rhad ac am ddim ond yn rhoi mynediad i set sylfaenol o offer i chi, felly efallai y byddwch yn gweld bod tanysgrifiad taledig yn llawer mwy gwerth chweil. Yn ogystal, weithiau gall opsiynau meddalwedd rhad fod yn gyfyngedig o ran yr amrywiaeth o offer sydd ar gael, tra gall meddalwedd drutach ddiwallu pob angen, felly gwnewch yn siŵr bod gennych syniad da o ba nodweddion y credwch y gallai fod eu hangen arnoch.
Yn yr un modd, os oes gennych anghenion cymharol syml neu wybodaeth gyfyngedig am y feddalwedd, efallai y bydd fersiwn am ddim yn gwneud y tro yn iawn am nawr a gallwch newid i becyn mwy datblygedig pan fyddwch chi'n barod. Mae gan y rhan fwyaf o feddalwedd swyddfa'r opsiwn i agor a defnyddio mathau gwahanol o ffeiliau Microsoft (e.e. .doc ar gyfer prosesu geiriau a .xls ar gyfer taenlenni). Mae hyn yn golygu y gellir eu rhannu rhwng gwahanol becynnau meddalwedd swyddfa, er enghraifft, gallwch greu ffeil yn Microsoft Word, ac yna ei hanfon at rywun a allai ei hagor yn Google Docs a gallu ei darllen. Fodd bynnag, gall rhai dogfennau prosesu geiriau a chyflwyniadau gynnwys problemau fformatio os cânt eu hagor mewn pecyn meddalwedd gwahanol, e.e. gall y ffont newid neu gall y bylchau fod yn wahanol. Os ydych yn mynd i fod yn cyrchu meddalwedd swyddfa ar ffôn symudol yn ogystal â chyfrifiadur pen desg neu liniadur, bydd yn ddefnyddiol gwirio a oes gan y feddalwedd ap symudol a pha nodweddion sydd yn yr apiau.
4.0 Brandiau meddalwedd swyddfa
Felly beth yw'r opsiynau? Isod, rydym wedi rhestru rhai o'r pecynnau meddalwedd swyddfa a ddefnyddir fwyaf, gyda rhai o'u nodweddion allweddol. Mae'r holl feddalwedd a restrir yn caniatáu i chi wneud y pethau hanfodol o fewn prosesu geiriau, taenlenni a chyflwyniadau.
Microsoft Office
Microsoft Office yw'r meddalwedd swyddfa a ddefnyddir fwyaf a dyma’r meddalwedd safonol ar gyfer y diwydiant, sy'n cynnwys Prosesu Geiriau (Word), Taenlenni (Excel), Cyflwyniadau (PowerPoint) a nifer o gyfarpar arall.
Nodweddion nodedig
Word: Ystod eang o dempledi, technoleg adnabod lleferydd-i-destun, cyfieithu awtomatig (gan gynnwys Cymraeg), y gallu i gadw dogfennau fel PDF neu fformatau eraill.
Excel: Dros 450 o swyddogaethau i drin a dadansoddi data.
PowerPoint: Ystod eang o dempledi, cyfarpar hyfforddiant cyflwyno, mewnbynnu a thrin graffeg 3D.
Am ddim?
Mae gan fersiwn llawn Microsoft Office (Office 365) amrywiaeth o gynlluniau prisio ar gael, o ddefnyddwyr unigol i sefydliadau llawn. Bellach, mae yna fersiwn rhad ac am ddim, Office Online, nad yw’n cynnwys yr ystod lawn o nodweddion, er ei fod yn gyfarpar defnyddiol iawn sy’n cynnwys ystod o nodweddion a fydd yn eich galluogi chi i wneud y rhan fwyaf o dasgau sylfaenol.
Cydnaws â thechnoleg symudol?
Ydy. Mae gan bob rhaglen Microsoft fersiwn symudol, neu gallwch chi gael mynediad ato trwy eich porwr.
Cydweithredol?
Ydy. Gallwch ddefnyddio OneDrive a SharePoint i rannu dogfennau ar draws sefydliad. Gan mai dogfennau Microsoft yw'r fformat ffeil mwyaf cydnaws yn gyffredinol, mae modd darllen a golygu ffeiliau mewn pecynnau meddalwedd eraill hefyd. Mae Microsoft Teams hefyd yn cefnogi cydweithio ar ddogfennau Office o fewn galwadau.
Cwmwl neu leol?
Yn ogystal â defnyddio'r ap pen desg lleol, gallwch gysoni'ch gwaith i OneDrive i gael mynediad iddo trwy'r cwmwl.
Cymorth
Mae gan Microsoft wasanaeth cymorth cwsmeriaid ymatebol, gan gynnwys y gallu i chwilio am help o fewn cymwysiadau. Mae gwefan Microsoft yn cynnwys ystod eang o ganllawiau ‘sut i’ a thiwtorialau fideo. Ac oherwydd ei fod yn cael ei ddefnyddio mor eang, gallwch chi ddod o hyd i fideos a blogiau ar-lein yn gyflym gan bobl eraill yn cynnig cyngor ac awgrymiadau ar sut i gyflawni tasgau penodol.
Google Workplace
Mae Google Workplace yn cynnwys prosesu geiriau (Docs), taenlenni (Sheets) a chyflwyniadau (Slides). Fel rhan o grŵp cynhyrchion meddalwedd Google, caiff ei ddefnyddio’n eang.
Nodweddion nodedig
Docs: Swyddogaeth archwilio, sy'n eich galluogi i chwilio am ragor o wybodaeth mewn bar ochr ar yr un sgrin os ydych am wirio rhywbeth wrth ysgrifennu amdano, cynllun a dewislenni syml, mae’r swyddogaeth cadw awtomatig yn golygu nad ydych yn colli'ch gwaith.
Sheets: Mae’r swyddogaeth hanes adolygu llawn (yn debyg i bob ap Google Workplace) yn caniatáu i ddefnyddwyr fynd yn ôl ac adfer fersiynau cynharach o daenlenni os oes angen, sgriniau, dewislenni a chynllun symlach.
Slides: Mae ffontiau ar-lein, a fydd yn edrych yr un fath ar draws porwr neu system weithredu unrhyw gyfrifiadur, yn golygu cysondeb o ran cyflwyniadau. Dewislenni a chynllun hawdd i'w defnyddio.
Am ddim?
Er y gall sefydliadau dalu am nodweddion ac offer uwch, gall unrhyw un gael mynediad i'r fersiynau rhad ac am ddim o'r gwahanol gymwysiadau.
Cydnaws â thechnoleg symudol?
Ydy. Mae yna apiau symudol ar gael i’r darnau allweddol o feddalwedd.
Cydweithredol?
Ydy. Gall defnyddwyr lluosog (hyd at 100) gydweithio ar ddogfen, naill ai trwy olrhain newidiadau neu weithio mewn amser real. Gall defnyddwyr sydd â chyfrif Google ddefnyddio Google Chat, y gellir ei ddefnyddio ar gyfer anfon negeseuon a chynnal sgyrsiau grŵp, neu 'Spaces' lle gallwch rannu ffeiliau a chydweithio ar brosiectau. Gallwch hefyd ddefnyddio Google Meet ar gyfer galwadau fideo.
Cwmwl neu leol?
System gwmwl.
Cymorth
Mae gan Google ganolfan gymorth fanwl sy'n cwmpasu ei holl gymwysiadau. Fel Microsoft, mae yna hefyd nifer o flogiau a fideos gan bobl eraill ar sut i gael y gorau o'r meddalwedd ac sy’n ateb cwestiynau cyffredin.
Zoho Workplace
Pecyn meddalwedd swyddfa llawn yw Zoho Workplace sydd hefyd yn gallu cysylltu â chynnyrch Zoho arall, gan gynnwys y system rheoli perthnasoedd cwsmeriaid (CRM) a’r system rheoli dogfennau. Mae’r meddalwedd swyddfa yn cynnwys prosesu geiriau (Writer), taenlenni (Sheet) a chyflwyniadau (Show).
Nodweddion nodedig
Writer: Bwydlenni, cynllun a sgriniau syml iawn.
Sheet: Cyflwyniadau a chynnwys hynod addasadwy.
Show: Integreiddio byw gyda ffrydiau ar-lein, gellir ei reoli ar ail sgrin dros yr ap ffôn / oriawr.
Am ddim?
Er y gall sefydliadau dalu am nodweddion ac offer uwch, gall unrhyw un sy'n cofrestru ar gyfer cyfrif Zoho gael mynediad i'r fersiynau rhad ac am ddim o'r gwahanol gymwysiadau.
Cydnaws â thechnoleg symudol?
Ydy. Mae yna apiau symudol ar gael i’r darnau allweddol o feddalwedd.
Cydweithredol?
Ydy. Mae nodweddion golygu amser real ar gael ar gyfer rhwng 50 a 100 o bobl, yn dibynnu ar eich lefel mynediad.
Cwmwl neu leol?
System gwmwl.
Cymorth
Mae gan Zoho becyn cymorth llawn, gan gynnwys cymorth gwasanaeth cwsmeriaid a llyfrgell helaeth o wybodaeth a chymorth.
LibreOffice
Pecyn meddalwedd swyddfa ffynhonnell agored yw LibreOffice. Mae hyn yn golygu bod y cod ffynhonnell (y cyfarwyddiadau sy'n dweud wrth y feddalwedd sut i weithio) ar gael i unrhyw un ei gyrchu a'i ddiwygio, sy'n golygu y gellir ei ddiwygio a'i newid gan unrhyw un sydd â'r wybodaeth dechnegol gywir fel ei fod yn cael ei ddiweddaru'n rheolaidd ac yn esblygu.
Nodweddion nodedig
Mae ganddo brosesydd geiriau (Writer), taenlen (Calc) a chymhwysiad cyflwyno (Impress).
Diweddariadau rheolaidd a nodweddion newydd sy’n cael eu hychwanegu gan y gymuned ffynhonnell agored. Yn gweithio gydag ystod hŷn o ffeiliau, gan ganiatáu mynediad i ddata etifeddol yn haws. Yn adlewyrchu llawer o nodweddion Microsoft Office.
Am ddim?
Mae LibreOffice yn rhad ac am ddim ac yn ffynhonnell agored.
Cydnaws â thechnoleg symudol?
Mae apiau symudol yn seiliedig ar LibreOffice wedi cael eu datblygu, ond nid ydynt yn swyddogol.
Cydweithredol?
Mae cydweithredu ar-lein ar gael yn yr ap taenlenni, ond dim yn yr apiau arall.
Cwmwl neu leol?
System leol, felly os ydych chi eisiau cadw eich gwaith ar y cwmwl, bydd rhaid i chi ddefnyddio ap trydydd parti fel Dropbox neu Google Drive.
Cymorth
Dim cymorth proffesiynol ar gael, ond gellir gofyn cwestiynau a chwilio am ymholiadau blaenorol ymhlith y gymuned ddefnyddwyr.
5.0 Dewis y meddalwedd swyddfa cywir i chi
Gyda'r holl becynnau meddalwedd gwahanol hyn ar gael, gall fod yn anodd gwneud penderfyniad. Mewn llawer o achosion, efallai eich bod eisoes yn defnyddio un o'r darparwyr poblogaidd ac mae'n well gennych gadw atyn nhw - sy'n rheswm dilys! Os yw pecyn eisoes yn gweithio'n iawn i chi ac nad oes unrhyw ddadleuon cryf a mantais glir i'w newid, yna efallai na fydd yr aflonyddwch wrth symud i becyn meddalwedd swyddfa newydd yn werth chweil.
Y ffactorau sydd angen eu hystyried:
- Ydych chi eisiau gweithio ar-lein neu’n lleol? Neu’r ddau? Er y bydd pawb fel arfer wedi cysylltu â’r rhyngrwyd, neu ‘ar-lein’, fel rhan o’u harferion gwaith, efallai eu bod nhw’n gweithio ar ddogfennau yn ‘lleol’. Mae hyn yn golygu, yn hytrach na gweithio ar eich holl ddogfennau mewn ap rydych chi'n ei gyrchu trwy eich porwr rhyngrwyd (fel Edge neu Chrome), rydych chi'n agor ap ar eich cyfrifiadur. Gall fod manteision i'r ddau. Os ydych chi'n defnyddio ap ar-lein, yna mae'n rhaid i chi ddefnyddio'ch porwr i gael mynediad i'r ffeil. Mae hyn hefyd yn golygu y gallwch chi a'ch cydweithwyr o bosibl gael mynediad at y ffeiliau hyn o unrhyw le ar wahanol ddyfeisiau. Mae cymwysiadau all-lein neu ‘leol’ fel arfer yn fwy pwerus ac mae ganddynt fwy o nodweddion, er y telir amdanynt fel arfer. Gallwch barhau i rannu ffeiliau gyda chydweithwyr ar gyfer cydweithredu, naill ai trwy eu llwytho i fyny i yriant a rennir ar-lein neu gael eich newidiadau wedi'u cysoni'n awtomatig i gopi o'r ffeil sy'n cael ei chadw ar-lein.
- Sawl person fydd yn defnyddio’r feddalwedd? Os ydych yn gyflogai sengl neu’n llond llaw o staff, yna dylech flaenoriaethu eich anghenion a’ch sgiliau digidol eich hun a dewis yr un sy’n teimlo orau i chi - peidiwch â theimlo o dan bwysau i ddefnyddio brand arall. Ond wrth i'ch sefydliad dyfu, bydd angen i chi feddwl sut y gallai ddiwallu anghenion gwahanol dimau. Mae hyn yn cynnwys ystyried sut yr ydych yn rhannu ffeiliau mewn ffordd hygyrch, ond diogel. Os dymunwch ddefnyddio'r nodweddion storio, cydweithio a rhannu ffeiliau ar-lein o fewn meddalwedd swyddfa (er enghraifft, Google Drive neu Microsoft OneDrive / SharePoint), yna efallai y bydd angen trwydded y talwyd amdani ar gyfer yr holl staff. Dylai pawb fod yn defnyddio'r un fersiwn o bob ap, felly bydd angen i rywun fod yn gyfrifol am sicrhau bod unrhyw ddiweddariadau meddalwedd yn cael eu rhannu â'r holl staff. A chofiwch y bydd angen i bob person wybod sut i wneud y gorau o'r feddalwedd a'i ddefnyddio'n effeithiol. Mae hyn yn arwain at gwestiwn allweddol arall...
- Pa mor ddigidol ddawnus neu hyddysg mewn cyfrifiadura yw eich staff? Bydd yn rhaid i'ch pecyn berfformio ar gyfer yr unigolyn lleiaf digidol ddawnus yn eich sefydliad a fydd yn ei ddefnyddio. Nid yw hyn yn golygu cyfaddawdu ar ansawdd y cynnyrch, oherwydd gall eich cydweithwyr mwy hyderus ddefnyddio nodweddion mwy datblygedig y pecyn tra gall eraill gadw at y swyddogaethau mwy sylfaenol. Ond mae'n golygu bod angen ystyried pa mor ddefnyddiol a hawdd ei ddeall yw’r cynnyrch, gyda rhai yn hawdd iawn i ddechrau eu defnyddio ac eraill angen mwy o hyfforddiant neu arweiniad.
- Beth yw eich cyllid? Rydym eisoes wedi cymharu’r modelau meddalwedd rhad ac am ddim â’r modelau meddalwedd sydd yn rhaid talu amdanynt. Os byddwch yn dewis model y telir amdano, o fewn eich sefydliad, mae angen i chi wirio gyda'ch ymddiriedolwyr, eich rheolwr cyllid neu gydweithwyr TG ynghylch pa gost trwydded meddalwedd barhaus y gallwch ymrwymo iddi. Bydd eich angen i ddefnyddio meddalwedd swyddfa yn parhau, a gallai'r gost fesul defnyddiwr fod yn eithaf uchel yn gyffredinol ar draws y flwyddyn. Mae’r rhan fwyaf o feddalwedd swyddfa i fusnesau y telir amdano ar sail tanysgrifiad, yn hytrach na ffi untro, a gallai hyn effeithio ar eich cyllidebau ar gyfer meysydd eraill - yn enwedig os ydych eisoes yn gweithio i elw tynn.
6.0 Cyngor ar wneud y gorau o’ch meddalwedd swyddfa
Mae yna ddwsinau o nodweddion defnyddiol sy'n gyffredin i'r gwahanol frandiau o feddalwedd swyddfa a all wneud gwahaniaeth mawr i'ch gwaith, gan ei helpu i edrych yn fwy proffesiynol, gwneud tasgau'n fwy effeithlon, a chydweithio'n haws. Isod, mae detholiad o’r rhai mwyaf cyffredin efallai nad ydych yn ymwybodol ohonynt, ac y gallwch ymchwilio iddynt yn eich meddalwedd swyddfa eich hun, gan ddefnyddio gwybodaeth cymorth y darparwr.
Prosesu geiriau
- Templedi: Daw'r holl feddalwedd prosesu geiriau gyda nifer o dempledi - sy'n trefnu gosodiad tudalen sy'n benodol i'r math o ddogfen yr ydych yn ei gwneud, e.e. adroddiad, llythyr, gwahoddiad, cylchlythyr. Mae hyn yn golygu mai'r cyfan sydd yn rhaid i chi ei wneud yw ychwanegu eich copi a'ch delweddau yn y meysydd rhagosodedig ac elwa ar ddogfen fwy proffesiynol yn gyffredinol, heb fod angen sgiliau dylunio.
- Mewnosod ffeiliau o raglenni eraill: Os yw eich dogfen yn cyfeirio at ddogfennau eraill a fyddai'n ddefnyddiol i bobl eu cael fel cyd-destun neu gyfeirnod, ond nad ydych am eu cynnwys i gyd yn yr un ddogfen am resymau maint, gallwch ‘fewnosod’ y dogfennau hyn fel delweddau neu ddolenni, gan alluogi pobl i glicio arnynt a darllen mwy. Gall y rhain fod yn ddogfennau prosesu geiriau arall, yn daenlenni, yn PDFs, neu'n llawer o fathau arall.
- Rhannu sylwadau: Mae cael cydweithwyr lluosog yn cydweithio ar un ddogfen wedi bod yn ddatblygiad mawr mewn meddalwedd swyddfa dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf. Mae nodweddion fel ‘track changes’ neu ‘comments’ yn eich galluogi i wneud hyn heb drosysgrifo na cholli'r copi gwreiddiol. Mae galluogi ‘track changes’ yn galluogi pobl i olygu ac ychwanegu at ddogfen, gan amlygu eu newidiadau mewn ffordd y gall yr awdur gwreiddiol eu derbyn neu eu gwrthod. Mae ‘comments’ yn gadael i bobl wneud awgrymiadau neu ofyn cwestiynau am y cynnwys mewn ‘swigod siarad’ bach, heb amharu ar y testun.
Taenlenni
- Fformiwlâu: Gall defnyddio fformiwlâu eich galluogi i gyflawni nifer o swyddogaethau mathemategol o fewn taenlen. Gall y rhain fod yn gymharol syml, fel adio'r holl ffigurau mewn colofn at ei gilydd, neu'n fwy cymhleth. Unwaith y byddwch yn gwybod sut i wneud fformiwlâu, gallwch eu cymhwyso ar draws setiau data lluosog ac awtomeiddio cyfrifiadau a fyddai fel arall yn cymryd amser hir.
- Hidlo: Os oes gan eich taenlen lawer o ddata ynddi, ond dim ond y wybodaeth sy'n bodloni meini prawf penodol yr hoffech ei gweld, yna gallwch ddefnyddio'r offeryn ‘hidlo’ i weld y data sydd ei angen arnoch yn unig. Gall hyn fod yn seiliedig ar destun, megis chwilio am ardaloedd cod post neu drefi penodol, neu rifiadol, megis chwilio am ffigurau uwchlaw gwerth penodol.
- Siartiau a graffiau: Weithiau gall fod yn anodd cyflwyno data mewn ffordd sy’n gwneud synnwyr i gynulleidfaoedd. Mae cyfarpar siartiau a graffiau yn caniatáu i chi ddewis adran o'ch data, a'i drawsnewid yn awtomatig yn siart cylch, siart bar, graff llinell neu fformat arall i'w arddangos yn haws, a gallwch newid lliwiau ac ychwanegu disgrifiadau ar gyfer yr echelinau.
Cyflwyniadau
- Templedi: Fel cymwysiadau prosesu geiriau, mae cyflwyniadau fel arfer yn cynnwys amrywiaeth o dempledi i roi mwy o liw ac amrywiaeth i'ch sleidiau. Gall y rhain gynnwys templedi ar gyfer siartiau neu ddiagramau, a all gymryd y data o daenlenni a'i rannu mewn fformat mwy deniadol.
- Trawsnewidiadau: Wrth symud o un sleid i'r llall, gallwch ddewis gwahanol fathau o drawsnewidiadau fel y gallwch ddefnyddio toddi, pylu neu effeithiau animeiddiedig eraill, yn hytrach na'u newid yn unig. Gallwch hefyd ddewis darnau penodol o sleid i'w datgelu trwy glicio arnynt. Mae'r rhain yn helpu i wneud cyflwyniadau yn fwy bywiog a deniadol i gynulleidfa.
- Mewnosod fideo: Mae'r rhan fwyaf o gymwysiadau cyflwyno yn cefnogi mewnosod fideo, naill ai un sydd ar eich peiriant lleol, neu un sydd ar-lein trwy YouTube neu lwyfan arall.
Crynodeb
Dylai fod gennych bellach ddealltwriaeth dda o’r gwahanol dasgau y bydd pecyn meddalwedd swyddfa yn caniatáu i chi eu cyflawni, a rhai o’r ystyriaethau i’w hystyried wrth benderfynu pa feddalwedd swyddfa fydd yn addas i chi a’ch sefydliad - megis nodweddion amrywiol, costau a'r cymorth sydd ar gael.
Cofiwch, bydd pob pecyn meddalwedd ag enw da yn caniatáu i chi eu defnyddio am gyfnod prawf (os telir amdanynt) neu maent yn rhad ac am ddim i'w defnyddio o'r dechrau, felly gallwch roi cynnig ar wahanol ddarparwyr i gael syniad o'r hyn sy'n gweithio orau i chi. Ar lefel sylfaenol, gall y gwahaniaeth mewn nodweddion rhwng y pecynnau fod yn eithaf bach i'r defnyddiwr llai profiadol, felly os yw rhywbeth yn ‘teimlo’ yn fwy cyfeillgar i'r defnyddiwr, yna mae hynny'n aml yn rheswm digon da i'w ddewis fel eich pecyn - gan fod hyder defnyddiwr yn gwneud gwahaniaeth mawr i'w helpu i wneud y gorau o ddarn o feddalwedd. Wrth i'r sgiliau digidol ar draws y sefydliad wella, ac wrth i chi ddefnyddio'r adnoddau hyfforddi sydd ar gael, byddwch yn cael mwy a mwy allan o'r feddalwedd hon, a fydd yn eich galluogi i wneud y defnydd gorau o'ch amser a'ch doniau.
Rhagor o wybodaeth
Darllen pellach
Sylwch fod llawer o'r dolenni isod yn ymwneud yn benodol â chymwysiadau meddalwedd penodol, ond mae'r rhan fwyaf o'r awgrymiadau ar gyfer defnyddwyr newydd a chanolradd, ac maent yn ymwneud â nodweddion cyffredin ar draws gwahanol becynnau meddalwedd swyddfa.
Meddalwedd swyddfa cyffredinol
Mae Microsoft yn darparu ystod eang o wybodaeth mewn Saesneg plaen sy'n ymdrin â phob agwedd ar ei gynhyrchion meddalwedd swyddfa, gan gynnwys fideos a hyfforddiant ar-lein.
Yn yr un modd â Microsoft, mae gan Google set gynhwysfawr o ganllawiau ar gyfer ei ystod o gymwysiadau swyddfa, sy'n ymdrin â phopeth o'r pethau sylfaenol i nodweddion uwch, gan gynnwys cyrsiau ar-lein a chanllawiau i unrhyw un sy'n newid o gynhyrchion Microsoft i gynhyrchion Google.
Mae'r set ddefnyddiol hon o awgrymiadau o'r wefan sefydledig TechRadar yn darparu canllaw cyflym i rai o'r nodweddion gorau sy'n gweithio ar draws pecyn Microsoft Office yn ei gyfanrwydd, megis darganfod a disodli, autosave, a rhannu dogfennau.
Taenlenni
Mae blog cwmni meddalwedd HubSpot yn ffynhonnell reolaidd o gyngor defnyddiol ar amrywiaeth o bynciau digidol a chyfathrebu, ac mae hwn yn fan cychwyn defnyddiol ar gyfer rhai o'r nodweddion Excel mwyaf defnyddiol.
Mae Love Data yn asiantaeth sy'n canolbwyntio ar wneud y gorau o Google Analytics a chynhyrchion cysylltiedig. Mae'r canllaw hwn yn ymdrin â rhywfaint o dir tebyg i'r canllaw Excel uchod ond mae'n cynnwys rhai ffyrdd hawdd eu dilyn ond pwerus y gallwch drin data yn Google Sheets.
Prosesu geiriau
- 10 tips and tricks to become a master of Word
- Mae'r blog cyflym hwn yn darparu ‘llwybrau tarw’ defnyddiol iawn ac enillion cyflym eraill er mwyn gwneud defnyddio Word ychydig yn gyflymach ac yn haws.
Cyflwyniadau
- 6 presentation tips for writing slides that shine (Grammarly)
- Mae cyngor ar gyflwyniadau yr un mor debygol o ymwneud ag arddull eich cyfathrebu ag y maent am nodweddion y feddalwedd. Mae'r darn hwn gan Grammarly yn rhoi trosolwg da o rai o’r egwyddorion dylunio sleidiau y dylech eu dilyn.
Rhestr Termau
Cod ffynhonnell - Y rhaglennu a'r wybodaeth o fewn darn o feddalwedd sy'n gwneud iddo weithio a dweud wrtho beth i'w wneud. Bydd newid y cod ffynhonnell yn gwneud i'r feddalwedd ymddwyn yn wahanol.
Cwmwl / Meddalwedd Cwmwl – Mae’r cwmwl yn derm generig ar gyfer y gweinyddion storio gwybodaeth y gall cyfrifiaduron ledled y byd eu cyrchu o bell yn hytrach na bod gwybodaeth yn cael ei storio ar gyfrifiadur unigolyn (a elwir weithiau yn gadw yn ‘lleol’). Mae meddalwedd cwmwl yn cyfeirio at gymwysiadau nad oes angen eu gosod ar gyfrifiadur i'w rhedeg ond y gellir eu cyrchu trwy'r rhyngrwyd gan ddefnyddio'ch porwr.
Cydamseru – Mewn meddalwedd, mae hyn yn golygu pan fydd y ffeiliau rydych chi wedi’u cadw ar eich cyfrifiadur personol yn cael eu diweddaru a’u cadw ar yr un pryd i leoliad arall, fel ‘y cwmwl’.
Cymhwysiad (a elwir hefyd yn ap neu gymhwysiad meddalwedd) – Mae cymhwysiad yn ddarn o feddalwedd sy'n cyflawni tasg benodol, fel creu geiriau, gwneud cronfeydd data neu chwarae cerddoriaeth.
Ffynhonnell agored – Term ar gyfer lle mae'r cod ffynhonnell gwreiddiol ar gyfer y feddalwedd ar gael am ddim a gellir ei addasu gan unrhyw un.
Meddalwedd cyflwyno – Cymhwysiad meddalwedd sy’n cael ei ddefnyddio i wneud cyflwyniadau (a elwir hefyd yn ‘sioeau sleidiau’) at ddiben addysgu, cyfarfodydd neu drafodaethau.
Meddalwedd prosesu geiriau – Cymhwysiad meddalwedd sy’n cael ei ddefnyddio at ddiben ysgrifennu, gan ganiatáu creu dogfennau fel adroddiadau, memos a phapurau academaidd.
Meddalwedd Swyddfa – Casgliad (neu becyn) o gymwysiadau meddalwedd cynhyrchiant yw meddalwedd swyddfa, sydd fel arfer yn cynnwys prosesydd geiriau, taenlen a rhaglen gyflwyno.
Rhyngwyneb - Term cyffredinol sy’n cyfeirio at y dull y mae defnyddiwr yn rhyngweithio â darn o feddalwedd, gan gynnwys y nodweddion a'r gweithredoedd sydd ar gael iddynt.
Taenlenni - Cymhwysiad meddalwedd sy’n cael ei ddefnyddio at ddiben trefnu, dadansoddi a thrin data mewn ‘rhesi’ a ‘cholofnau’.
Ysgrifennwyd y canllaw hwn gan Brightsparks.
Hoffi'r post yma? Clicia isod i rannu