Graddfa Mabwysiadu Technoleg Ddigidol Newid

Mae ein harweinwyr yn cydnabod bod angen iddynt wneud mwy, ond rydym yn betrusgar i symud ymlaen oherwydd nad ydym yn siŵr o’r cyfleoedd a’r risgiau. Gall deimlo ychydig yn llethol a dydym ni ddim yn gwybod ble i ddechrau.

Nid oes gan ein staff ddigon o hyder na sgiliau digidol sylfaenol. Weithiau, rydym yn gofyn am help gan wirfoddolwyr gyda sgiliau digidol, ond pan fydd gwirfoddolwyr yn gadael, mae eu harbenigedd yn mynd hefyd.

Ychydig iawn o seilwaith digidol sydd gennym. Rydym yn cyfathrebu drwy e-bost ond rydym yn dibynnu ar bapur ar gyfer y rhan fwyaf o’n gwaith o gasglu data a chadw cofnodion. 

Hoffem allu gwneud mwy, fel rhannu calendrau ac arbed dogfennau yn y cwmwl er mwyn i’r holl staff a gwirfoddolwyr allu cael mynediad atynt. Rydym ni angen help i gael trefn sylfaenol ar waith. 

Rydym ni’n dylunio gwasanaethau drwy wrando’n astud ar y gymuned ac ymateb i’w hanghenion, ond dydym ni ddim yn hyderus ynghylch sut gall technoleg ein helpu i ddarparu ein gwasanaethau.

Rydym yn defnyddio dulliau digidol i gyfathrebu, fel e-byst a galwadau fideo. Rydym yn postio ar ein tudalen cyfryngau cymdeithasol o bryd i’w gilydd, ond nid ydym yn teimlo ein bod yn ei defnyddio’n effeithiol. Mae'n un peth arall i’w wneud ar ben llwyth gwaith prysur.

Mae gennym bolisi diogelu data, ond hoffem wneud mwy i sicrhau ein bod yn ddiogel ac yn cydymffurfio.

Yn gyntaf oll, mae’n bwysig bod gennych bolisi Diogelu Data a Phreifatrwydd ar waith sy’n cael ei rannu â’ch staff a’ch gwirfoddolwyr er mwyn i chi allu delio â data’n ddiogel. Gallwch ddod o hyd i lawer o wybodaeth ddefnyddiol am yr hyn y mae angen i’ch polisi ei gynnwys isod:

• Canllaw Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar sut i ysgrifennu hysbysiad preifatrwydd a beth i’w gynnwys
• Canllaw NCVO ar ysgrifennu polisi a gweithdrefnau diogelu data
• Camau i wella diogelu data yn eich sefydliad
• Cyngor i sefydliadau bach ar ddiogelu data gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mae’n hynod bwysig cadw eich sefydliad yn ddiogel rhag ymosodiadau seiber. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol wedi llunio canllaw syml i helpu elusennau fel eich un chi i amddiffyn eu hunain rhag y bygythiadau seiber mwyaf cyffredin. 

Rydym yn eich cynghori i edrych ar y cwrs dysgu ar-lein am ddim ar gyfer sefydliadau bach gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol. 

Mae hi’n bosibl eich bod yn dal i ddefnyddio llawer o brosesau papur a rhai â llaw, sy’n gallu arafu eich gwaith. Fodd bynnag, mae llawer o atebion i’ch helpu i symleiddio’r broses o gasglu data. Mae llawer o declynnau digidol rhad ac am ddim ar gael i gasglu data. Yn hytrach na defnyddio papur, ceisiwch ddefnyddio dewis digidol i leihau'r gwaith papur sydd gennych. Mae NCVO wedi creu canllaw ar gyflwyno arolwg llwyddiannus a sut i ddewis y llwyfan cywir ar gyfer ffurflenni digidol.

Mae rhoi trefn ar nodiadau cyfarfodydd, dogfennau, cynlluniau sesiynau a chynigion yn y cwmwl yn caniatáu i’ch tîm rannu dolenni at ffeiliau y gellir cydweithio arnynt, yn hytrach nag atodi copïau ac yna gorfod integreiddio newidiadau â llaw.

Gallwch ddarllen canllaw digidol yr elusen ar gyfrifiadura i’ch helpu i ddechrau arni.

Ewch i sesiwn hyfforddi ar ddefnyddio technoleg ddigidol yn eich sefydliad. Mae cyfleoedd am ddim a chyfleoedd â thâl ar gael bob amser i'r trydydd sector i uwchsgilio eich tîm yn y maes digidol. Edrychwch ar ein tudalen i weld cyfleoedd hyfforddi sydd ar y gweill a chofrestrwch i dderbyn ein cylchlythyr misol i gael crynodeb o gyfleoedd hyfforddi ar gyfer y mis nesaf. Mae Google yn cynnal amrywiaeth o hyfforddiant sgiliau digidol gan gynnwys gweminarau byw a chyrsiau ar-lein. Edrychwch ar eu tudalen hyfforddi a Digital Garage i weld beth sy’n digwydd.

Oes gennych chi wirfoddolwr sy'n dda am Optimeiddio Peiriannau Chwilio neu Ddefnyddio Deallusrwydd Artiffisial? Gofynnwch iddynt rannu'r hyn y maent yn ei wybod. Mae gwirfoddolwyr yn ffynhonnell wybodaeth hanfodol a gallant ddod o bob math o gefndiroedd proffesiynol. Cofiwch feddwl sut gallwch chi ddysgu ac elwa o'r wybodaeth maen nhw’n ei rhoi i’r tîm.

Mae ein harweinwyr yn sylweddoli bod angen iddyn nhw ddysgu mwy am sut gall technoleg ddigidol helpu. Rydym yn agored i archwilio atebion digidol. 

Mae sgiliau digidol sylfaenol yn dod yn fwy cyffredin, ac mae pwyslais cynyddol ar ddysgu a datblygu parhaus.

Mae gennym rai systemau digidol ar waith; fodd bynnag, rydym yn dal i ddibynnu’n helaeth ar ffurflenni papur ac ar fewnbynnu data â llaw i’n systemau digidol.

Mae hi’n bosibl fod gennym gyfrifon cyfryngau cymdeithasol, ond nid oes gennym staff digidol pwrpasol. Rydym ni’n postio pan allwn ni, ochr yn ochr â’n tasgau eraill. Mae gennym ni wefan, ond dydym ni ddim yn ei diweddaru mor rheolaidd ag y byddem yn dymuno. Mae hi’n bosibl fod gennym gylchlythyr, neu rydym ni’n ystyried dechrau un.

Rydym ni’n ceisio ymgorffori technoleg ddigidol yn ein gwaith o ddarparu gwasanaethau. Mae’n gweithio weithiau, ond ar adegau mae’n creu mwy o ddryswch a chymhlethdod. Rydym ni’n dda am wrando ar ein cymuned ac ymateb i’w hanghenion, ond rydym ni’n ansicr pa atebion digidol fyddai’n gweithio orau i ni ac i ddefnyddwyr ein gwasanaeth. Oes angen ap arnom ni? A allai Deallusrwydd Artiffisial helpu?

Mae gennym bolisi GDPR a/neu Ddiogelu Data ar waith ac rydym yn gwybod bod angen ei ddiweddaru’n gyson.

Mae cadw eich data a’ch systemau’n ddiogel yn dasg barhaus. Os nad ydych chi wedi gwneud yn barod, byddwch angen polisïau a phrosesau cadarn, ac mae angen i rywun ymgymryd â gwaith y Rheolydd Data. Fel rhan o’u Pecyn Cymorth Digidol, mae Cwmpas wedi casglu rhai o'r canllawiau gorau i'ch cefnogi chi. 

Ar y lefel hon, mae hi’n bosibl y byddwch eisiau cael eich Ardystiad Cyber Essentials. Bydd y cynllun hwn a gefnogir gan y llywodraeth yn eich helpu i ddiogelu eich sefydliad rhag yr ymosodiadau seiber mwyaf cyffredin, beth bynnag fo maint eich sefydliad. 

Mae creu cynnwys a chyfathrebiadau diddorol yn ffordd bwysig iawn o ymgysylltu â’r bobl sy’n defnyddio eich gwasanaethau ac i hyrwyddo eich sefydliad ymysg darpar gyllidwyr.

• Crëwch gynllun cyfathrebu a marchnata syml ar gyfer eich cyfryngau cymdeithasol a’ch gwefan. Mae Media Trust wedi creu Pecyn Cymorth Strategaeth Marchnata Digidol i helpu i greu cynllun helaeth, gan gynnwys Personas Cynulleidfa ac Amcanion Digidol.
• Fel sefydliad trydydd sector, oeddech chi’n gwybod y gallwch chi gael cyfrif Canva Pro am ddim? Gallwch wneud cais yn uniongyrchol ar eu gwefan. Mae’n declyn gwych ar gyfer creu cynnwys digidol diddorol ac mae ganddyn nhw lawer o dempledi i’ch rhoi ar ben ffordd. Edrychwch ar y canllaw hwn ar ddefnyddio nodweddion Deallusrwydd Artiffisial sydd wedi’u cynnwys yn Canva.

Mae seilwaith digidol yn cynnig un lle i chi a’ch tîm roi trefn a rhannu dogfennau i gydweithio ar brosiectau a gweithgareddau codi arian gan gadw gwybodaeth pobl yn ddiogel ar yr un pryd. Gall systemau digidol ei gwneud hi’n haws ac yn gyflymach cydweithio. Mae llawer o wahanol systemau digidol a all eich helpu i gyflawni gwahanol bethau. Rydym hefyd wedi creu canllaw i’ch helpu i ddewis un sy’n addas i’ch sefydliad chi. Dyma rai enghreifftiau: 

• Calendrau a rennir: Gall pobl yn eich sefydliad weld amserlenni ei gilydd er mwyn gweld argaeledd ei gilydd yn hawdd. Mae’r rhan fwyaf o ddarparwyr e-bost yn cynnwys hyn fel nodwedd am ddim, gan gynnwys Google a Microsoft
• CRM neu gronfa ddata: Cadw popeth mewn un lle a rheoli a chadw golwg ar wirfoddolwyr, rhoddion neu gyllidwyr sydd gennych. Rydym wedi creu templed CRM hyblyg, rhad ac am ddim sy’n defnyddio Airtable i’ch rhoi ar ben ffordd. 
• Systemau cyfrifyddu: Rheoli anfonebu, llif arian, treth, a thaliadau. Gallwch ddod o hyd i ganllawiau ar gadw cofnodion, monitro a chyfrifon, a gofynion cyfrifyddu elusennau ar yr Hwb Gwybodaeth. 

Os hoffech chi gael help i sefydlu system ddigidol, cysylltwch â DigiCymru i gael cymorth un-i-un am ddim. 

Gall hen gyfrifiaduron neu liniaduron arafu eich gwaith. Fodd bynnag, rydym yn gwerthfawrogi mai’r unig opsiwn weithiau yw hen gyfrifiadur oherwydd diffyg cyllid a gorfod gwneud penderfyniadau anodd wrth gydbwyso anghenion pwysig amrywiol. Os ydych chi’n gallu uwchraddio, rydym ni wedi creu canllaw i’ch helpu i ddewis gliniadur, a rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch chi i gyflwyno achos dros brynu gliniadur da.

Dylai’r holl wasanaethau a ddarperir gennych ganolbwyntio ar ddiwallu anghenion y bobl sy’n eu defnyddio. Gallwn eich cefnogi i ddefnyddio technoleg ddigidol i ddatblygu eich gwasanaethau drwy weithio drwy bedair rhan o ddylunio gwasanaethau: Darganfod, diffinio, datblygu a darparu yn ystod ein cwrs Dylunio Gwasanaethau Digidol. Tanysgrifiwch i’n cylchlythyr i gael gwybod am y cwrs nesaf, neu rhowch eich enw ar y rhestr aros. 

Mae ein tîm arwain wedi ymrwymo i dechnoleg ddigidol. Rydym yn datblygu ein sgiliau, yn darllen am arweinyddiaeth ddigidol ac yn siarad â sefydliadau eraill sy’n fwy datblygedig yn ddigidol. Rydym yn buddsoddi mewn swyddi technoleg a digidol. 

Rydym yn gwella sgiliau staff a gwirfoddolwyr mewn technolegau digidol sy’n berthnasol i’w swyddi. 

Rydym yn defnyddio systemau digidol; fodd bynnag, rydym yn cael trafferth gyda TG blaenorol, ac mae ein systemau yn ein harafu. Rydym yn blaenoriaethu symleiddio ein prosesau, gan integreiddio awtomeiddio a diweddaru hen systemau.

Cyfrifon cyfryngau cymdeithasol sy’n cael eu diweddaru’n rheolaidd. Mae gennym ni wefan, ond dydym ni ddim yn ei diweddaru’n rheolaidd. Does gennym ni ddim arweiniad clir ar ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol. 

Mae technoleg yn cael ei mabwysiadu fwyfwy i wella’r gwasanaethau a ddarperir, ac i wella profiadau a hygyrchedd defnyddwyr. Rydym yn dysgu am ddylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr, a chylchoedd dylunio ystwyth ac ailadroddol. Rydym yn gwella sut rydym yn defnyddio ein data i lywio’r gwaith o ddarparu gwasanaethau. 

Mae arweinwyr yn mabwysiadu dull mwy rhagweithiol o ymdrin â seiberddiogelwch, gan weithredu polisïau a gweithdrefnau cadarn i liniaru risgiau. 

Mae staff a gwirfoddolwyr yn derbyn hyfforddiant a diweddariadau rheolaidd ar arferion gorau diogelwch data a’u cyfrifoldebau. 

Dylech ystyried buddsoddi mewn uwchraddio hen systemau a gwasanaethau digidol presennol. Mae cael meddalwedd a systemau digidol araf yn gallu amharu ar eich gwaith. 

Ewch ati i greu matrics sgiliau i weld a oes unrhyw fylchau yn ngwybodaeth eich tîm am dechnoleg ddigidol. Oes modd i chi lenwi’r bylchau hyn drwy uwchsgilio staff presennol neu gyflogi rhywun newydd i ymuno â’r sefydliad?

Gwiriwch eich disgrifiadau swydd ar gyfer eich staff a’ch gwirfoddolwyr, a ydynt yn cynnwys sgiliau digidol fel rhan o fanylebau’r person? Efallai y byddwch am gynnwys cyfeiriadau at dechnoleg ddigidol i ddenu staff newydd sy’n gallu rhannu eu gwybodaeth â gweddill eich sefydliad. Edrychwch ar y Fframwaith Cymhwysedd Digidol i gael ysbrydoliaeth ynghylch beth i’w gynnwys yn eich disgrifiadau swydd. 

Mae’n syniad da edrych ar ba ddata rydych chi’n ei gasglu a sut rydych chi’n ei ddefnyddio. Gallai hyn amrywio o faint o bobl sy’n clicio dolenni yn eich cylchlythyr, pa negeseuon cyfryngau cymdeithasol sy’n cael yr ymgysylltiad mwyaf, a nodi tueddiadau cyffredin yn lleoliad y bobl sy’n defnyddio eich gwasanaethau. Gall data eich helpu i ddeall anghenion a gofynion a monitro pa mor dda mae eich gwasanaethau’n gweithio. Mae edrych ar Data Orchard a Data Cymru yn lle da i ddechrau.

Bydd mabwysiadu’r broses o ddylunio gwasanaethau ar draws eich sefydliad yn eich cefnogi i esblygu ac addasu’n barhaus mewn ymateb i ddatblygiadau mewn technoleg. Sicrhewch bod eich holl staff yn hyderus gyda’r ffordd hon o weithio. I ddysgu mwy, gallwch gofrestru ar gyfer ein cwrs am ddim.

Cynnal ymchwil darganfod i weld a yw eich gwasanaethau yn diwallu anghenion eich defnyddwyr. Gallai hyn fod ar ffurf cyfweliadau, holiaduron, personâu, a mapio teithiau i ddeall yn iawn anghenion, profiadau a heriau defnyddwyr eich gwasanaeth. I ddysgu mwy am gynnal ymchwil darganfod, gwyliwch y fideo hwn gan ProMo Cymru. Os hoffech gael eich cefnogi i ddilyn y broses o ddylunio gwasanaeth a gwella eich gwasanaeth ar gyfer eich defnyddwyr, gallwch gofrestru ar y rhestr aros ar gyfer ein cwrs Dylunio Gwasanaethau Digidol.

Mae diwylliant ein sefydliad yn cefnogi ymddygiadau sy’n galluogi defnydd effeithiol o dechnoleg ddigidol, fel profi a dysgu, bod yn agored i syniadau newydd a chydweithio. Mae arweinwyr ein sefydliad yn datblygu’r wybodaeth a’r sgiliau sydd eu hangen i arwain newid digidol yn barhaus.

Mae ein staff a’n gwirfoddolwyr yn cael eu cefnogi i ddysgu sgiliau digidol newydd ac yn cael eu grymuso i ddatblygu eu gwybodaeth ddigidol eu hunain yn barhaus.

Mae ein systemau’n gweithio’n dda gyda’i gilydd a gyda systemau allanol os oes angen. Rydym yn deall ac yn cyllidebu ar gyfer costau parhaus i gefnogi, cynnal a gwella ein technoleg.

Rydym yn deall pa sianeli digidol mae ein cynulleidfaoedd yn eu defnyddio ac yn dyrannu ein hadnoddau yn unol â hynny. Rydym hefyd yn mesur, yn dadansoddi ac yn gwerthuso perfformiad ein cyfathrebiadau digidol i wella ein gwaith yn y dyfodol. 

Rydym yn deall anghenion ein defnyddwyr. Rydym yn defnyddio gwybodaeth i wneud penderfyniadau a gwella ein gwasanaethau. Rydym yn addasu ein gwasanaethau’n barhaus mewn ymateb i dechnoleg newydd ac anghenion sy’n newid.

Mae ein harweinwyr yn cymryd perchnogaeth dros risgiau seiberddiogelwch, ac mae staff a gwirfoddolwyr yn deall eu cyfrifoldebau o ran diogelu data a thechnoleg. 

Mae teclynnau digidol yn cael eu creu a’u datblygu’n barhaus, ac mae’n bwysig neilltuo amser i roi cynnig arnynt. Arbrofwch gyda theclynnau awtomatiaeth fel Zapier a Make i’ch helpu i arbed amser. Pa dasgau allwch chi eu hawtomeiddio? I gael ysbrydoliaeth, darllenwch sut mae Canolfan Gymunedol a Diwylliannol yn defnyddio Zapier i ddiweddaru eu rhestr bostio yn awtomatig.

Neu, arbrofwch â theclyn fel Calendly neu Cal.com sy’n galluogi pobl i weld eich calendr yn fyw, sy’n dangos pa bryd rydych chi ar gael, gan adael i rywun drefnu cyfarfod yn uniongyrchol i’ch calendr. Drwy wneud hynny, mae’n lleihau negeseuon e-bost yn ôl ac ymlaen yn ceisio trefnu amser a dyddiad sy’n addas i bawb.

Mae angen i chi gael ymrwymiad ar gyfer technoleg ddigidol ar bob lefel yn eich sefydliad, gan gynnwys eich bwrdd. I'ch helpu i ddechrau arni, mae Charity Digital wedi creu canllaw ar sut i recriwtio’r ymddiriedolwr digidol cywir. 

Mae’r Third Sector Lab yn cynnal sesiynau am ddim sy’n para hanner awr, i “gael eich bwrdd i gymryd rhan” mewn technoleg ddigidol a rhoi arweiniad ar ddod o hyd i ymddiriedolwyr digidol a’u recriwtio. Mae ganddynt hefyd rwydwaith o weithwyr proffesiynol digidol sydd â diddordeb mewn ymuno â bwrdd o ymddiriedolwyr y gallwch ddewis o’u plith. 

Rhannwch eich gwybodaeth â sefydliadau tuag at ddechrau’r raddfa mabwysiadu technoleg ddigidol. Cynlluniwch weminar i rannu eich arbenigedd a helpu sefydliadau eraill yn y sector i ddatblygu eu sgiliau, neu rhowch neges ar y cyfryngau cymdeithasol yn rhannu cyngor campus.