Cyflwyniad i Systemau Gwasanaethau Digidol
Mae’r canllaw yma’n trafod y canlynol:
- Beth yw systemau cwmwl a pha rai all eich helpu chi a'ch timau.
- Deall manteision systemau rheoli busnes, cyfrifeg, Adnoddau Dynol, diogelwch, codi arian a marchnata a chyfathrebu.
- Deall beth yw Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) a seilwaith a gynhelir yn fewnol a beth sydd orau i'ch mudiad.
- Eich arwain drwy rai ystyriaethau allweddol wrth ddewis y systemau digidol gorau i chi a'ch tîm.
Cynnwys
1.0 Systemau yn y cwmwl - beth ydyn nhw?
7.0 Systemau marchnata a chyfathrebu
9.0 Beth i'w ystyried wrth ddewis datrysiad
10.0 Cyfraddau a gostyngiadau Trydydd Sector
Cyflwyniad i Systemau Digidol
Gall systemau digidol gynorthwyo eich tîm gyda phrosiectau, ymgyrchoedd a gweithgareddau codi arian. Gall systemau digidol wneud cydweithio'n haws ac yn gyflymach, yn ogystal â chysylltu â systemau eraill i sicrhau’r effeithlonrwydd gorau ar draws eich timau.
Bydd yr adrannau canlynol yn eich cyflwyno i wasanaethau digidol ar gyfer rheoli busnes, cyfrifeg, codi arian, diogelwch, Adnoddau Dynol, marchnata a chyfathrebu, a datrysiadau drwy fenter sy'n darparu hyn i gyd o dan yr un to! Byddwn hefyd yn esbonio am seilwaith mewnol neu Feddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) a pha un allai fod orau i'ch mudiad.
1.0 Systemau yn y cwmwl - beth ydyn nhw?
Y peth cyntaf i'w ddeall yw bod angen darn o galedwedd o'r enw gweinydd ar bob system ddigidol i redeg arno, boed yn Facebook neu’n Zoom. Mae rhai mudiadau’n cadw’r gweinyddwyr yma yn eu swyddfeydd yn rhywle (fel arfer mewn cwpwrdd llychlyd nad oes neb yn cael mynd i mewn iddo) ac maen nhw’n rhedeg eu systemau digidol ar y gweinyddwyr hynny. OFodd bynnag, nid yw mudiadau eraill am dalu’r gost o redeg y gweinyddwyr yma neu efallai nad oes ganddyn nhw unigolion â'r wybodaeth dechnegol i'w sefydlu. Mae'r mudiadau yma’n fwy tebygol o ddewis Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS). Mae darparwr yr SaaS yn delio â'r holl waith gweinyddol a thechnegol o redeg y system ac yna'n gadael i chi gael mynediad at nodweddion y system drwy borwr gwe neu ap ar eich cyfrifiadur neu ddyfais. Gelwir y mathau yma o systemau yn systemau yn y cwmwl. Er gwybodaeth: defnyddir ‘y rhyngrwyd’ neu ‘y Cwmwl’ wrth gyfeirio at systemau yn y cwmwl.
Beth yw manteision systemau yn y cwmwl?
Mae systemau yn y cwmwl yn hawdd i'w prynu, yn rhad i'w rhedeg ac yn aml yn cynnig datrysiadau gwahanol yn dibynnu ar faint ac anghenion eich mudiad. Gall y systemau yma gael eu rhedeg gan eich tîm mewnol a gwirfoddolwyr yn fewnol, sy’n golygu nad oes rhaid i chi ddibynnu ar ddarparwr arall i redeg neu weinyddu'r systemau, a allai fod yn eithaf costus.
Mae'r holl ddatrysiadau digidol y byddwn yn eu trafod yn yr adrannau nesaf yn rhaglenni cwmwl, sy'n golygu y gellir eu prynu fel tanysgrifiad neu ar gytundeb trwydded. Byddwn yn esbonio rhagor am sut y gallwch ddewis yr opsiynau gorau ar gyfer eich mudiad yn yr ychydig adrannau nesaf.
Astudiaeth Achos 1 - Enfys Lane
Mudiad trydydd sector yw Enfys Lane sy'n ymroddedig i ddarparu banciau bwyd i gymunedau sy'n wynebu ansicrwydd ariannol. Ei genhadaeth yw bwydo cymunedau drwy gydol y flwyddyn. Fel mudiad bach gyda thîm bach o dri Ymddiriedolwr, dau aelod cyflogedig o staff a chwe gwirfoddolwr, roedd yn bwysig i Enfys Lane gynnig y canlynol i bobl:
- Opsiynau ar gyfer rhodd ariannol
- Opsiynau ar gyfer rhoi bwyd
- Diweddariadau am ddigwyddiadau derbyn cyflenwadau bwyd
- Opsiynau ar sut i gefnogi ymgyrchoedd bwyd tymhorol (e.e. y Nadolig, y Pasg)
- Ffyrdd o gysylltu â gwirfoddolwyr a phobl sy'n defnyddio'r banc bwyd.
Her fwyaf Enfys Lane oedd cynyddu rhoddion bwyd yn seiliedig ar y galw enfawr am becynnau bwyd. Penderfynodd eu Hymddiriedolwyr fod angen system arnyn nhw a fyddai’n hwyluso ac yn cyflymu’r broses o greu a rhannu eu dogfennau - roedd gwirfoddolwyr a staff yn treulio’r rhan fwyaf o’u hamser yn olrhain rhoddion er mwyn anfon 145 o negeseuon e-bost unigol o ddiolch.
Bu Enfys Lane yn cadw mewn cysylltiad â'u rhoddwyr ar y cyfryngau cymdeithasol drwy bostio diweddariadau misol ac, yn fwyaf diweddar, drwy anfon diweddariad e-bost misol at eu rhestr o 145 o roddwyr. Yn eu cylchlythyr misol roedden nhw’n cynnwys manylion am ddigwyddiadau codi arian oedd ar y gweill, a phryd roedden nhw'n derbyn cyflenwadau bwyd a'r mathau o fwyd roedd eu hangen fwyaf bob mis. Roedd Enfys Lane hefyd yn hoffi rhannu negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol mewn amser real pan oedden nhw allan yn casglu bwyd i roi gwybod i bobl yn yr ardal leol eu bod nhw yno i gasglu bwyd, ac i annog pobl i ddod draw i ddweud ‘helo’ ac i fod yn rhan o lun fyddai’n cael ei rannu ar eu blog a'u diweddariad misol.
Penderfynodd Enfys Lane ymchwilio i nifer o systemau cwmwl a fyddai’n gallu gwneud y canlynol:
- Darparu system ganolog i olrhain a chasglu taliadau rhoddion oedd yn ddiogel ac sy'n diogelu gwybodaeth bersonol eu rhoddwyr
- Chwilio am lwyfan i gynorthwyo gyda negeseuon cyfryngau cymdeithasol a chyfathrebu â'r gynulleidfa.
- Rheoli dogfennau fel eu calendr digwyddiadau misol, canllawiau hyfforddi gwirfoddolwyr a rhestrau rhoddion.
- Rheoli eu rhestr o wirfoddolwyr, er gwaethaf ymholiadau niferus, dim ond chwe gwirfoddolwr rheolaidd oedd ganddyn nhw o hyd i gynorthwyo eu staff parhaol.
Y camau cychwynnol a gymerodd Enfys Lane cyn ymgymryd â’r prosiect yma oedd:
- Gwirio eu cyllideb i weld sut olwg fyddai arni o 6 i 12 mis. Byddai'n well gan Enfys Lane dalu'n fisol am unrhyw danysgrifiadau digidol.
- Gofyn i wirfoddolwyr a staff am y systemau roedden nhw’n eu defnyddio er mwyn deall eu lefelau sgiliau a pha rannau o'r rôl oedd yn cymryd llawer o amser iddyn nhw.
- Edrych ar y nifer o dempledi dogfen sydd ganddyn nhw i weld pa wybodaeth roedden nhw wedi’i chasglu a’i defnyddio a pha mor hir mae'n ei gymryd i'w creu a'u hanfon i’r tîm dros e-bost.
- Penderfynu ar linell amser, pa mor hir y bydden nhw’n edrych ar systemau a phryd roedden nhw am wneud penderfyniad fel y gallen nhw gynllunio rhoddion bwyd yn seiliedig ar yr amser yma.
- Dewis y prosiectau blaenoriaeth a thasgau y gall system helpu gyda nhw ar unwaith.
Yn dilyn y camau yma, roedd Enfys Lane yn hyderus y gallen nhw fforddio defnyddio naill ai un system gwmwl sy’n gwneud yr holl bethau sydd eu hangen arnyn nhw neu nifer o systemau digidol cwmwl sy’n gwneud rhannau o’r hyn sydd ei angen arnyn nhw i helpu eu staff a’u gwirfoddolwyr i redeg y mudiad.
Yn y diwedd, penderfynodd Enfys Lane gofrestru ar gyfer dwy system yn y cwmwl. Roedd un yn caniatáu iddyn nhw reoli ac olrhain eu rhoddion a’u gwirfoddolwyr yn ogystal â rhannu dogfennau, ac roedd ail system yn caniatáu iddyn nhw reoli eu negeseuon cyfathrebu drwy e-bost ac ar y cyfryngau cymdeithasol gyda'u rhoddwyr.
2.0 Systemau rheoli busnes
Beth ydyn nhw?
Systemau digidol cwmwl yw systemau rheoli busnes sy'n cynnig cyfres o offer digidol i chi a'ch tîm, fel proseswyr geiriau a sianeli cyfathrebu i sgwrsio ac olrhain prosiectau. Y peth gwych am systemau rheoli busnes yw eu bod yn cadw eich mudiad i redeg yn esmwyth o ddydd i ddydd ac mae modd eu cysylltu â systemau eraill rydych chi’n eu defnyddio ar hyn o bryd neu y gallech chi fod yn eu defnyddio yn y dyfodol.
Gadewch i ni ddechrau drwy edrych ar sut mae system reoli busnes ddigidol yn gweithio.
Mae Microsoft yn ddarparwr system ddigidol byd-eang mawr. Y meddalwedd mwyaf poblogaidd mae pobl yn ei ddefnyddio yw dogfennau Word, taenlenni Excel a dogfennau PowerPoint. Pan fyddwch yn mewngofnodi i'ch cyfrif Microsoft bydd eich gwaith a'ch dogfennau blaenorol yn ymddangos ar eich sgrin i chi barhau i weithio arnyn nhw. Fodd bynnag, mae'r feddalwedd yma (eich gwaith a'ch dogfennau blaenorol) yn byw ar weinydd nad yw wedi’i leoli lle rydych chi'n eistedd, mae mewn adeilad diogel mae Microsoft wedi'i sefydlu mewn lleoliad gwahanol, sydd weithiau mewn rhan wahanol o'r wlad. Gan fod meddalwedd Microsoft ar y gweinydd yma gallwch ddefnyddio unrhyw un o'ch dyfeisiau i fewngofnodi a gweithio ar eich dogfennau a gweithio'n rhydd. Does dim rhaid i chi fod wrth ymyl darn penodol o galedwedd i gael mynediad ato, sy'n gwneud bywyd yn llawer haws i ni i gyd.
Mae darparwyr systemau digidol fel Microsoft yn gwybod nad oes gan bawb y gyllideb, yr amser na'r adnoddau i sefydlu a diweddaru gweinydd unigol, felly maen nhw’n cynnig mynediad i'w rhai nhw i bobl. Mae hyn yn golygu y gall pobl dalu swm cyfforddus bob mis neu flwyddyn i barhau i weithio ar ddogfennau ar unrhyw adeg o'r dydd ble bynnag maen nhw. Mantais bwysig hyn yw bod Microsoft yn sicrhau bod y gweinyddwyr a'r meddalwedd yn ddiogel. Mae Microsoft wedi sicrhau bod systemau digidol eraill rydych chi'n eu defnyddio yn gallu cysylltu â'u rhai nhw i'w gwneud hi'n haws ac yn gyflymach i chi barhau i weithio gyda'ch tîm.
Mae cysylltu systemau rheoli busnes â systemau digidol eraill yn eich helpu i weithio'n hawdd ar draws prosiectau gyda'ch tîm, yn enwedig pan fydd angen llawer o wahanol fathau o wybodaeth arnoch. Mae'r wybodaeth rydych chi'n ei defnyddio ac yn ei chreu gyda system reoli busnes yn cael ei storio'n ddiogel ar gwmwl y system reoli busnes sy'n golygu bod eich dogfennau'n ddiogel a’u bod yn gallu cael eu cadw mewn un lle.
Manteision Systemau Rheoli Busnes
Gall defnyddio systemau rheoli busnes, fel Microsoft, gadw gweithgareddau dyddiol eich mudiad i redeg yn esmwyth yn ogystal â chasglu gwybodaeth bwysig fel y gall eich tîm wneud penderfyniadau gwell.
Sut i'w defnyddio yn eich mudiad
Mae llawer o fudiadau’n defnyddio systemau rheoli busnes ar gyfer nifer o swyddogaethau allweddol:
- Storio Ffeiliau - ardal cadw ffeiliau ar gyfer dogfennau pwysig sy'n cael eu lletya'n ddiogel ac y gwneir copïau wrth gefn rheolaidd ohonyn nhw. Yn aml gellir addasu capasiti storio ar y cwmwl, felly fyddwch chi byth yn rhedeg allan o ofod!
- Creu dogfennau - mae gweithio tu allan i’r swyddfa ac ar unrhyw ddyfais yn golygu y gallwch chi greu sleidiau PowerPoint a'u rhannu gyda'ch tîm iddyn nhw ychwanegu atyn nhw yn yr un prynhawn. Gallwch chi adael nodiadau i'ch tîm barhau o ble wnaethoch chi orffen, ac mae'ch gwaith yn cael ei gadw wrth i chi weithio, sy’n golygu na fyddwch chi'n colli dim o'ch gwaith. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am feddalwedd swyddfa yn ein canllaw meddalwedd swyddfa yma.
- Gweithio ar y cyd - gallwch olygu dogfennau ar yr un pryd â'ch tîm. Gallwch adael awgrymiadau, gofyn am newidiadau a gwybod bod y gwaith yma’n cael ei gadw'n awtomatig.
- E-byst mewnol ac allanol - Gallwch anfon a derbyn negeseuon e-bost yn hawdd gan eich tîm, gwirfoddolwyr a phobl y tu allan i'ch mudiad trydydd sector gan wybod bod y system reoli busnes yn gwirio am sgamiau neu atodiadau amheus. Mae bod â llif cyfathrebu rhydd yn helpu prosiectau i symud yn gyflymach, i ateb cwestiynau, a gall ffeiliau gael eu rhannu drwy e-bost yn hawdd ar unrhyw adeg o'r dydd.
- Diogelwch - Does dim angen i chi boeni amdano. Mae systemau rheoli busnes yn sicrhau bod diogelwch eich dogfennau a’ch gwaith bob amser yn gyfredol - does dim rhaid i chi boeni am gostau ychwanegol na diweddaru'r system eich hunan.
- Gwaith tîm - Bydd gan eich tîm fynediad at y ffeiliau a'r prosiectau sy'n bwysig. Gall y sianeli cyfathrebu sy'n cysylltu â system ddigidol, (fel Microsoft Teams neu Google Meet) ddod â'ch tîm yn agosach at ei gilydd. Mae gweithio gartref neu o unrhyw leoliad heb eich tîm yn golygu bod cyfathrebu yn bwysig. Gall cael ffordd gyflym o anfon neges a siarad â’r holl staff a gwirfoddolwyr ar eich tîm olygu llawer i bobl, gan eu cadw mewn cysylltiad a theimlo eu bod yn dal yn rhan o dîm.
2.1 Enghreifftiau o systemau rheoli busnes
- Google Workspace - Cyfres o raglenni (Docs, Sheets, Slides), sianeli cyfathrebu (Meet, Sgwrsio ac e-bost), calendr a Drive (storfa cwmwl).
- Office 365 - Cyfres o raglenni (Word, Excel, PowerPoint), offer cyfathrebu (Outlook, Microsoft Teams) ac OneDrive (storfa cwmwl ar gyfer y dogfennau a restrir uchod).
- Zoho - Cyfres o wasanaethau pwrpasol dewisol, o reoli ffeiliau ar-lein, cyfarfodydd a gweminarau, sianel sgwrsio, cymorth ar-alw, a rheoli rhoddwyr ar gyfer eich tîm sy'n golygu y gallwch chi i gyd barhau i weithio o bell. Mae Zoho hefyd yn cynnig llawer o ddewisiadau, gwasanaethau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM), Technoleg Gwybodaeth, Cyllid, Marchnata a Rheoli Adnoddau Dynol.
- iWork (gan Apple) - Cyfres o raglenni (Pages, Numbers, Keynote). Mae iWork ar gael am ddim i unrhyw un sydd ag iPhone, MAC neu iPad - gallwch gofrestru cyfrif Apple i gael mynediad at y rhaglenni yma.
- Slack - Rhaglen negeseuon cyfathrebu. Mae'n cynnig sianeli i'ch tîm gydweithio, anfon negeseuon uniongyrchol at ei gilydd, a rhannu ffeiliau sain a fideo a sgyrsiau â phobl eraill. Mae Slack hefyd yn cysylltu â rhaglenni awtomeiddio a rheoli prosiect.
- Dropbox - Rhaglen rheoli cynllunio, storio dogfennau ac e-lofnodi gysylltiedig. Gallwch storio, cynllunio, adolygu ac arbed amser o ran llofnodi contractau a dogfennau. Mae modd cysylltu Dropbox â phartneriaid technoleg fel Google, Adobe, Microsoft, Canva, Zoom, Slack ac AWS.
Astudiaeth Achos 2 - Enfys Lane
CRoedd Enfys Lane yn deall bod angen gofod gweithio a rennir arnyn nhw sy’n caniatáu iddyn nhw greu a chynhyrchu dogfennau sy'n hawdd eu deall ac y gall pobl weithio arnyn nhw ar yr un pryd ac o unrhyw le. Bydden nhw’n hoffi'r opsiwn o rannu a chyfathrebu'n hawdd yn y gofod gweithio fel y gallai’r holl wybodaeth gael ei chadw yn yr un lle yn ddiogel.
Dewisodd Enfys Lane system reoli busnes gan Google. Roedd gan lawer o’r gwirfoddolwyr gyfrif ‘Gmail’ yn barod, felly roedd modd rhannu â nhw’n hawdd, ac i’r rhai nad oedd ganddynt gyfrif ‘Gmail’ roedd modd iddyn nhw greu un yn gyflym. Mudiad trydydd sector bach yw Enfys Lane, felly roedd cael datrysiad a oedd o werth da, yr oedd gwirfoddolwyr yn gwybod sut i’w ddefnyddio, yn bwysig iddyn nhw.
Fe wnaethon nhw ddewis Google Workspace oherwydd ei fod yn cynnig y canlynol:
- Creu dogfennau - mae dogfennau Google, taenlenni Google, a sleidiau Google yn gall cael eu creu a’u rhannu’n hawdd rhwng pobl.
- Sianeli cyfathrebu - Google Meet (galwadau fideo), Google Chat (negeseuon) ac e-bost ‘Gmail’ fel bod modd i dimau siarad ble bynnag roedden nhw.
- Calendr - i amserlennu ac anfon gwahoddiadau ar gyfer casgliadau bwyd, derbyn cyflenwadau, ac amseroedd agor banciau bwyd.
- Google Drive (storfa yn y cwmwl) - lle canolog i storio'r holl ddogfennau pwysig yn ddiogel.
Roedd Enfys Lane yn hapus gyda'u dewis o ddefnyddio Google Workspace ac roedd eu staff a'u gwirfoddolwyr yn hapus iawn a bod hi’n haws cydweithio.
3.0 Systemau cyfrifyddu
Beth ydyn nhw?
Mae systemau cyfrifyddu yn cadw cofnod o ddogfennau ariannol eich mudiad ac yn eu storio'n ddiogel mewn un lle. Gall y wybodaeth yma fod yn eithaf sensitif felly mae’n bwysig gallu bod yn hyderus bod y wybodaeth yn ddiogel.
Sut maen nhw'n gweithio?
Gall meddalwedd cyfrifyddu reoli prosesau, taliadau, prosiectau a thasgau codi arian, rheoli risg a chydymffurfiaeth mewn un system. Gall gweithio ar ddogfennau ariannol fod yn gyflymach ac yn fwy cywir pan fyddan nhw’n defnyddio’r un system, gall eich tîm ddatblygu eu gwybodaeth a dod o hyd i ffyrdd o wella cydweithio ar yr un pryd.
Dyma rai o'r nodweddion sydd ar gael mewn system gyfrifyddu a sut gallan nhw helpu eich mudiad.
- Olrhain rhoddion
Deall o ble mae'ch rhoddion yn dod a phwy sydd wedi eu rhoi fel y gallwch chi deilwra'ch negeseuon o ddiolch a'ch e-byst diweddaru, cyfryngau cymdeithasol, gwefan a blogiau ar gyfer y rhoddwyr hynny. - Taliadau ar-lein
Gall darparu opsiynau talu gwahanol i'ch cynulleidfa fel PayPal ar wefannau neu sefydlu rhoddion ar y cyfryngau cymdeithasol ei gwneud hi'n haws i'ch cynulleidfa eich cefnogi a gall adeiladu gwell cysylltiadau â'ch cynulleidfa a chynnig cyllideb i chi barhau i ddarparu'ch gwasanaethau hanfodol i gymunedau. - Dogfennau cadw cyfrifon
O ran cyllid, mae gan fudiadau trydydd sector wahanol fathau o ddogfennau mae’n rhaid iddyn nhw adrodd arnyn nhw a chadw llygad arnynt. Pa bynnag ddogfennau rydych chi’n eu defnyddio, bydd system gyfrifyddu yn eich helpu i’w diweddaru a’u rhannu’n hawdd. - Cysylltu â systemau eraill
Nodwedd bwysig ar gyfer systemau cyfrifyddu yw a ydyn nhw’n cysylltu â systemau eraill rydych chi’n eu defnyddio. Ac a oes unrhyw ffordd y byddan nhw’n gallu cael eu cysylltu â systemau y gallech fod yn eu defnyddio yn y dyfodol. Pan fydd systemau fel Microsoft Excel yn cysylltu â systemau cyfrifyddu fel Quickbooks, mae'n haws dod o hyd i'ch anfonebau, eich rhoddion a’ch taliadau a chadw cofnod ohonyn nhw ar ddangosfwrdd, a gellir eu rhannu'n gyflym â'ch tîm a’ch gwirfoddolwyr i'w diweddaru ar weithgareddau codi arian.
3.1 Enghreifftiau o systemau cyfrifyddu
- Xero - Meddalwedd cyfrifyddu sy'n syml ac yn cysylltu â rhaglenni cyflogres eraill. Gellir casglu taliadau ar-lein gan ddefnyddio darparwyr taliadau digidol fel Stripe a GoCardless.
- Quickbooks (Intuit) - Meddalwedd cyfrifyddu sy'n cysylltu â rhaglenni eraill fel Stripe neu PayPal. Mae'n system yn y cwmwl ac mae ganddo ap lle gallwch olrhain rhoddion, anfonebau a chadw cyfrifon ble bynnag ydych chi.
- Sage - Cyfuniad o system Adnoddau Dynol, Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) a systemau cyfrifyddu yn y cwmwl gyda'i gilydd. Mae'n cysylltu â phartneriaid technoleg, a dadansoddeg ariannol a gall helpu i wneud eich prosesau cadw cyfrifon yn haws i bawb.
Astudiaeth Achos 3 - Enfys Lane
Roedd Enfys Lane yn gwybod eu bod am gynyddu eu hopsiynau talu er mwyn iddyn nhw allu olrhain a chael mynediad at wybodaeth ariannol yn hawdd. Fe wnaethon nhw ystyried system gyfrifyddu yn y cwmwl sy’n gallu:
- Cysylltu â rhaglenni eraill
- Olrhain rhoddion
- Cadw cyfrifon
- Cynnig mynediad o unrhyw le fel bod y tîm a’r staff yn gallu mewngofnodi o ble bynnag maen nhw ar unrhyw adeg
Ar sail eu system gyfrifyddu, dewisodd Enfys Lane ddefnyddio Quickbooks (Intuit), a byddai modd iddyn nhw ddefnyddio PayPal i gael rhoddion drwy eu gwefan. Mae Paypal yn blatfform talu adnabyddus ac roedden nhw'n meddwl y byddai pobl yn teimlo'n ddiogel ac yn ymddiried yn y system adnabyddus yma a fyddai yn ei dro yn annog rhagor o roddion.
4.0 Systemau Adnoddau Dynol
Beth ydyn nhw?
Mae systemau Adnoddau Dynol yn gasgliad o raglenni sy'n cyfuno'r prosesau adnoddau dynol, dogfennaeth a rheolaeth staff a gwirfoddolwyr mewn un lle. Os mai dim ond tîm bach sydd gennych ac nad oes neb penodol yn eich mudiad i ymgymryd â swyddogaethau Adnoddau Dynol neu reoli gwirfoddolwyr, gall y systemau yma fod yn ddefnyddiol iawn. Maen nhw’n cynorthwyo gyda phrosesau adnoddau dynol fel:
- Cynlluniau staffio - cynnal disgrifiadau swydd, strwythurau cyflog, cynlluniau buddion.
- Rheoli eich system Gyflogres
- Dogfennau - Llawlyfr Staff a Gwirfoddolwyr a Gweithdrefnau Diogelwch.
- Rheoli Staff a Gwirfoddolwyr - Gweithdrefnau cyflogi, ffeiliau, gwerthusiadau perfformiad, systemau tracio gwyliau, cofnodion salwch.
Efallai na fydd yr holl brosesau yma ar waith yn eich mudiad trydydd sector. Mae hynny'n iawn, gall systemau Adnoddau Dynol eich helpu chi a'ch tîm i reoli'ch prosesau yn well.
Sut maen nhw'n gweithio?
Dylai systemau Adnoddau Dynol reoli gwybodaeth gwirfoddolwyr ar gyfer y gyflogres, recriwtio a hyfforddi gwirfoddolwyr, cynllunio a rheoli gwirfoddolwyr yn gyffredinol, a phresenoldeb a chydymffurfiaeth gwirfoddolwyr mewn un system.
Dyma rai o'r nodweddion sydd ar gael mewn system adnoddau dynol a sut gallan nhw helpu eich mudiad trydydd sector.
- Proffiliau
Mae proffiliau ar system Adnoddau Dynol yn bwysig iawn, maen nhw’n galluogi staff a gwirfoddolwyr i fewngofnodi i’w proffil. Bydd ganddyn nhw fynediad at eu ceisiadau gwyliau a gwybodaeth sensitif fel eu manylion cyswllt a banc. - Ceisiadau am Wyliau
Gall systemau Adnoddau Dynol leihau'r amser ar lenwi ffurflenni cais am wyliau a'u cymeradwyo. Gan ddefnyddio eu proffil, gall eich staff a gwirfoddolwyr wneud cais am wyliau a byddwch yn gweld y cais yn syth ac yn gallu ei gymeradwyo yn y fan a'r lle. - Dogfennau a gwybodaeth bersonol
Gall systemau Adnoddau Dynol storio a diogelu gwybodaeth bersonol staff a gwirfoddolwyr a dogfennau’r mudiad trydydd sector mewn un lle. Gall y diogelwch yma greu ymdeimlad o foddhad ac ymddiriedaeth yn eich tîm yn ogystal â sicrhau cydymffurfiaeth â rheoliadau diogelu data ar yr un pryd.
4.1 Enghreifftiau o systemau Adnoddau Dynol
- Bright HR - System Adnoddau Dynol sy’n darparu storfa dogfennau, ap, a golwg ar absenoldeb, salwch ac amserlennu ar gyfer mudiadau trydydd sector.
- Monday - System rheoli prosiectau a chynllunio cyfun a hawdd sy'n darparu delweddau a graffiau o'ch gwybodaeth. Mae Monday yn cysylltu â systemau fel Gmail, MailChimp, Outlook, Dropbox, Microsoft Teams, Slack, Zoom, Google Calendar, Google Drive, ac Adobe Creative Suite ar gyfer cyfathrebu a chydweithio’n well.
- Mitrefinch - System ddigidol sy'n grymuso rheolaeth tîm; rheoli amser, rheoli swyddogaethau Adnoddau Dynol, diogelwch a lle canolog i storio'ch dogfennau.
Astudiaeth Achos 4 - Enfys Lane
:Roedd Enfys Lane yn hapus yn defnyddio Google Workspace i siarad â’u staff a’u gwirfoddolwyr ac wedi darganfod bod modd defnyddio’r nodwedd calendr i weld a chynllunio ar gyfer eu hamseroedd casglu rhoddion bwyd prysurach. Roedden nhw am barhau i weithio'n rhagweithiol felly penderfynwyd meddwl am system Adnoddau Dynol fel y gallai eu tîm a’u gwirfoddolwyr reoli eu hamser eu hunain i gynyddu boddhad.
Roedd Enfys Lane eisiau i'w staff a'u gwirfoddolwyr allu gwneud y canlynol:
- Trefnu dyddiau Gwyliau
- Diweddaru eu gwybodaeth bersonol pan oedd angen
- Gweld eu dogfennau pwysig fel eu disgrifiad swydd, lwfans gwyliau, polisi salwch
Roedd Enfys Lane am i’w staff a’u gwirfoddolwyr fod yn rhan o’r gwaith cynllunio a gwneud penderfyniadau wrth symud ymlaen felly fe ddewison nhw Bright HR.
5.0 Systemau diogelwch
Beth ydyn nhw?
Mae Systemau Diogelwch yn rhaglenni meddalwedd sy'n cadw'ch systemau digidol yn ddiogel rhag sgamiau rhyngrwyd (seiber).
Gall systemau diogelwch anfon rhybuddion fel negeseuon e-bost atoch i roi gwybod pan fo ffyrdd bach i wneud eich systemau’n fwy diogel. Gallwch gael diweddariadau am y canlynol:
- Diweddaru cyfrineiriau yn rheolaidd.
- Os bydd blwch diweddaru system yn ymddangos, gwnewch yn siŵr eich bod yn clicio arno, i gadw diogelwch eich system yn gyfredol.
- Pan fydd aelodau o'r tîm yn mewngofnodi o wahanol ddyfeisiau fel y gallwch weld mai eich tîm chi sy'n mewngofnodi i'r system.
Sut mae systemau diogelwch yn gweithio?
Mae systemau diogelwch yn nodi, yn graddio, yn diogelu ac yn lleihau gwendidau yn eich systemau meddalwedd fel bod eich dogfennau, gwybodaeth sensitif ac ariannol, a gwybodaeth am y tîm, aelodau a rhoddwyr yn cael eu cadw'n ddiogel bob amser.
Dyma’r nodweddion mewn system ddiogelwch a fydd yn cadw gwybodaeth eich mudiad trydydd sector yn ddiogel.
-
Diweddariadau Diogelwch
Mae systemau diogelwch yn diweddaru eich diogelwch digidol i chi. Byddan nhw’n rhoi gwybod i chi pan fydd newidiadau a diweddariadau newydd a fydd yn cael eu hychwanegu er mwyn diweddaru eich systemau drwy'r amser. -
Rhybuddion Mynediad
Os bydd gweithgarwch mae'r system ddiogelwch yn meddwl nad yw'n weithgarwch gennych chi neu nad yw'n arferol, bydd rhybudd yn cael ei anfon at unigolyn dynodedig i roi gwybod iddyn nhw fod y system wedi sylwi ar rywbeth. Os mai eich gweithgarwch chi yw hwn ni fydd angen i chi boeni a gallwch barhau i weithio. Os nad chi neu'ch tîm neu wirfoddolwr yw hwn, mae'n werth dilyn y cyfarwyddiadau yn y rhybudd. Bydd pob rhybudd yn cynnwys cyfarwyddiadau ar beth i'w wneud nesaf. -
Cyngor Diogelwch
Mae systemau diogelwch yn dda ar gyfer rhannu'r wybodaeth amddiffyn ddiweddaraf yn ogystal â chadw'ch systemau digidol yn gyfredol. Maen nhw’n rhannu arfer da a chyngor doeth sy’n eich helpu i ddiogelu eich systemau a’ch tîm a’ch gwirfoddolwyr, gall hyn fod drwy e-bost neu ar eu gwefan.
5.1 Enghreifftiau o systemau diogelwch
- Bitdefender - cwmni sy’n darparu meddalwedd gwrthfeirws a diogelwch i ychwanegu diogelwch at eich cyfrifiaduron Windows a Mac, gweinyddwyr a dyfeisiau symudol.
- Gwrthfeirws - meddalwedd sy'n amddiffyn, yn atal, yn gwarchod ac yn dileu firysau niweidiol o'ch systemau digidol.
- Norton - cwmni sy’n darparu meddalwedd gwrthfeirws, gwrth-faleiswedd a meddalwedd wystlo ar gyfer eich cyfrifiadur personol, MAC a dyfeisiau symudol.
- Gwrth-faleiswedd - meddalwedd sy'n amddiffyn systemau digidol a chyfrifiaduron unigol rhag meddalwedd niweidiol.
- Meddalwedd wystlo - math o feddalwedd sy'n atal neu'n cyfyngu ar fudiad trydydd sector rhag cael mynediad at eu system. Gall y meddalwedd niweidiol gloi sgrin neu ffeiliau'r system ddigidol nes bod pridwerth yn cael ei dalu.
- McAfee - cwmni sy’n darparu meddalwedd amddiffyn rhag gwe-rwydo, firws, hacwyr a meddalwedd wystlo. Mae McAfee yn cynnig cyfnodau prawf am ddim i ddefnyddwyr ac opsiwn am ddim i ddefnyddwyr ond mae gan hyn ei gyfyngiadau yn dibynnu ar yr amddiffyniad sydd ei angen ar eich system ddigidol.
- Gwe-rwydo - negeseuon e-bost sgam sy'n twyllo pobl i anfon gwybodaeth sensitif fel y gall haciwr osod meddalwedd niweidiol.
- Firws cyfrifiadurol - firws sydd wedi'i gynllunio i ledaenu o gyfrifiadur i gyfrifiadur ac sy’n gallu copïo ei hunan ar draws y feddalwedd.
- Haciwr - unigolyn sy'n cael mynediad anghyfreithlon at wybodaeth mewn system gyfrifiadurol ac weithiau'n ymyrryd â’r wybodaeth honno.
Mae gwefan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynnwys ystod eang o wybodaeth o ymwybyddiaeth Seiber i Seiber amddiffyn, canllaw elusennau bach a lle i adrodd am ddigwyddiadau seiber - mae dolenni at bob un o'r adnoddau yma i’w gweld isod.
Astudiaeth Achos 5 - Enfys Lane
Roedd Enfys Lane yn defnyddio Google Workspace ar gyfer eu hanghenion busnes a Quickbooks (Intuit) ar gyfer eu hanghenion cyfrifyddu ac yna penderfynodd y mudiad fod angen mwy o ddiogelwch arnyn nhw ar gyfer eu dogfennau a'u materion ariannol. Bwriad hyn oedd lliniaru'r risg o ddyfais oedd yn cynnwys gwybodaeth sensitif bwysig yn cael ei dwyn neu ei gadael yn rhywle.
Dewisodd Enfys Lane McAfee oherwydd:
- Roedd yn system gost-effeithiol, ac roedd taliadau misol yn opsiwn gwych ar gyfer cyllidebu.
- Roedd diogelwch rhag gwe-rwydo a meddalwedd wystlo yn golygu y gellid osgoi sgamiau posib a gwefannau niweidiol a gallai Enfys Lane ddiogelu gwybodaeth ariannol a phersonol bwysig am wirfoddolwyr a rhoddwyr.
6.0 Systemau codi arian
Beth ydyn nhw?
Mae systemau codi arian yn hwyluso’r gwaith o gasglu, trefnu a defnyddio gwybodaeth rhoddwyr ac yn helpu i wneud penderfyniadau gwell ar gyfer eich mudiad trydydd sector. Mae systemau codi arian yn cynnwys opsiynau marchnata i greu proffiliau, segmentu eich cynulleidfa, a rheoli ymgyrchoedd a phrosiectau.
Sut maen nhw'n gweithio?
Mae nodi pwy yw eich rhoddwyr a sut maen nhw'n defnyddio'ch gwefan yn bwysig gan ei fod yn ffrwd codi arian hanfodol. Mae system codi arian yn rhyddhau amser gwirfoddolwyr i barhau i weithio ar weithgareddau ymgyrchu.
Dyma’r nodweddion mewn systemau codi arian a sut y gallen nhw wella gweithgareddau codi arian eich mudiad.
-
Proffiliau Rhoddwyr
Gall systemau codi arian roi darlun gwell a mwy cywir o'ch rhoddwyr a gweld pa ymgyrchoedd sy'n gweithio'n dda. Gall y system codi arian eich helpu i nodi gweithgareddau llai llwyddiannus fel y gallwch ganolbwyntio eich amser ac ymdrechion ar yr ymgyrchoedd sydd fwyaf llwyddiannus. -
Rheoli Grantiau
Gall systemau codi arian gynnig templedi sy'n ei gwneud hi'n haws ymgeisio am grantiau, fel y gall eich tîm gydweithio a chynnwys yr holl wybodaeth werthfawr sydd ei hangen i gyflwyno'ch cais. -
Opsiynau Marchnata
Gall systemau codi arian helpu eich prosesau marchnata, a gallwch ddod i ddeall y gwahanol fathau o bobl yn eich cynulleidfa a sut maen nhw’n cefnogi eich gweithgareddau codi arian. Gallwch weld eich cynulleidfa mewn adrannau a gweld eu nodweddion gwahanol a'r ffyrdd o gyfrannu sydd orau ganddyn nhw. Gellir defnyddio hwn i deilwra'ch negeseuon e-bost ac ar y cyfryngau cymdeithasol fel bod eich cynulleidfa'n rhyngweithio'n amlach. -
Gwaith Prosiect
Mae cydweithio’n bwysig a gall system codi arian helpu eich staff a gwirfoddolwyr i weithio ar wahanol weithgareddau prosiect ar yr un pryd.
6.1 Enghreifftiau o systemau codi arian
- Raiser's Edge NXT (Blackbaud) - system codi arian a rheoli rhoddwyr sy'n cynnig dadansoddeg ar gyfer deall, olrhain a gwneud penderfyniadau gwell, a chreu proffiliau rhoddwyr sy'n gwneud ymgyrchoedd e-bost yn boblogaidd. Mae'r system yma’n darparu lefelau mynediad i wirfoddolwyr a thimau er mwyn iddyn nhw ddod yn fwy cynhyrchiol a defnyddio’u hamser mewn ffordd well.
- Salesforce - yn cynnig un lle ar gyfer rheoli achosion, gwirfoddolwyr a grantiau i gysylltu'n well â rhoddwyr ac adeiladu ffrydiau codi arian hyblyg.
Astudiaeth Achos 6 - Enfys Lane
Erbyn hyn roedd gan Enfys Lane system rheoli busnes, system gyfrifyddu a system ddiogelwch. Yna, fe aethon nhw ymlaen i feddwl beth oedd ei angen er mwyn iddyn nhw dyfu, ac er nad oedden nhw’n gallu fforddio un ar hyn o bryd, roedden nhw’n ymchwilio i systemau codi arian a fyddai’n gallu gwneud y canlynol:
- Eu cefnogi i ddeall y mathau o roddwyr oedd ganddyn nhw.
- Cefnogi eu ceisiadau am grant gyda gwybodaeth ddefnyddiol am arferion gorau.
- Creu ffrydiau codi arian fel ei bod yn amlwg pa feysydd oedd yn perfformio'n dda a pha feysydd sydd angen eu gwella.
- System oedd yn gyfeillgar i'r gyllideb pan oedd ganddyn nhw fynediad at gyllid.
Yn seiliedig ar y gyllideb, penderfynodd Enfys Lane fod Salesforce yn system gost-effeithiol a'u bod yn bwriadu defnyddio cronfa gan y cyngor i gefnogi eu dewis o feddalwedd. Er bod system Raiser’s Edge yn ddatrysiad cyfannol a thrylwyr, roedd hi allan o gyrraedd cyllideb Enfys Lane ar gyfer y tymor byr.
7.0 Systemau marchnata a chyfathrebu
Beth ydyn nhw?
Mae system farchnata a chyfathrebu yn arbenigo mewn cyfathrebu a chyflwyno negeseuon a chyfryngau (delweddau, fideos) i'ch cynulleidfa naill ai'n uniongyrchol drwy e-bost neu drwy sianeli cyfryngau cymdeithasol.
Sut maen nhw'n gweithio?
Mae systemau marchnata a chyfathrebu yn eich helpu i greu, amserlennu a chyfathrebu negeseuon a chyfryngau deniadol drwy un system hawdd ei defnyddio. Maen nhw’n cynnwys gwahanol dempledi i greu negeseuon gyda thestun, delweddau a fideo yn ogystal ag ar gyfer dadansoddeg ac olrhain fel y gallwch fireinio'ch negeseuon a deall beth mae eich cynulleidfa am ei weld.
Dyma’r nodweddion y gall systemau marchnata a chyfathrebu gefnogi eich mudiad trydydd sector â nhw.
-
Creu ac amserlennu negeseuon
Creu negeseuon gyda'ch delweddau, fideos, a thestun sy'n rhannu'ch ymgyrchoedd orau ac yn codi ymwybyddiaeth mewn un system. Gallwch hefyd drefnu eich negeseuon i gael eu rhannu ar y cyfryngau cymdeithasol neu ymgyrchoedd e-bost ymlaen llaw a all arbed amser i'ch tîm a'ch gwirfoddolwyr a rhannu'ch neges yn amlach. -
*Dylunio
Mae systemau marchnata a chyfathrebu yn eich helpu i greu ymgyrchoedd e-bost a negeseuon cyfryngau cymdeithasol deniadol a rhyngweithiol. Mae templedi ar gael ganddyn nhw felly ni fydd angen talu am amser dylunydd arnoch er enghraifft, a gallwch fod yn hyderus eich bod wedi ychwanegu'r wybodaeth bwysig at eich e-bost -
Dadansoddeg ac adroddiadau
Mae systemau Marchnata a Chyfathrebu yn eich galluogi chi i edrych ar ba mor dda mae eich negeseuon cyfryngau cymdeithasol ac ymgyrchoedd e-bost yn perfformio ar ôl iddyn nhw gael eu hanfon at eich cynulleidfa. Gallwch weld a yw pobl yn mynd i'ch gwefan o dudalennau cyfryngau cymdeithasol, os ydyn nhw wedi
cyrraedd eich tudalen cyfryngau cymdeithasol o'ch negeseuon e-bost a deall sut mae'ch cynulleidfa'n symud ar eich sianeli cyfathrebu.
Mae dadansoddeg yn bwysig i'ch tîm ddeall pa mor dda yw’r ymateb i neges cyfryngau cymdeithasol neu ymgyrch e-bost. Gallwch weld faint o bobl sydd wedi agor eich e-bost, p'un a wnaethon nhw glicio ar y dolenni neu'r botymau, am ba mor hir y buon nhw’n darllen y neges e-bost, a wnaethon nhw ei rannu ac i ble aethon nhw o'r neges e-bost os gwnaethon nhw glicio ar y dolenni neu'r botymau yn eich neges.
Ar gyfer negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol gallwch weld faint o bobl y dangoswyd eich neges iddyn nhw, faint o bobl sydd wedi hoffi’r neges, p'un a oedd pobl wedi rhannu neu gadw'ch neges, a oedd pobl wedi clicio ar ddolenni yn eich neges neu'r ddolen gwefan ar eich proffil os oes gennych un.
7.1 Enghreifftiau o systemau marchnata a chyfathrebu
- HubSpot - Mae HubSpot yn darparu dulliau marchnata e-bost, ymgyrchoedd cymdeithasol, a dadansoddeg, ac yn nodi rhyngweithiadau eich rhoddwyr.
- MailChimp - Mae MailChimp yn darparu dulliau marchnata ar y cyfryngau cymdeithasol, marchnata cynnwys a chymorth i wneud cais am grantiau i ariannu eich ymgyrchoedd marchnata a chyfathrebu.
- Buffer - Mae Buffer yn mesur perfformiad, yn cynllunio ymgyrchoedd, ac yn cynnig dadnsoddeg cyfryngau cymdeithasol a rhyngweithio â defnyddwyr fel y gallwch wneud penderfyniadau gwybodus pan fyddwch yn cysylltu â'ch cynulleidfa.
Astudiaeth Achos 7 - Enfys Lane
Roedd gan Enfys Lane ddigon o gyllideb ar ôl i ystyried prynu cynllun sylfaenol ar gyfer system farchnata a chyfathrebu.
Roedd gan Enfys Lane system rheoli busnes, system gyfrifyddu a system ddiogelwch, ac wedi ymchwilio i gael system codi arian ar gyfer y dyfodol nad oedden nhw’n gallu ei fforddio ar hyn o bryd.
Doedd gan Enfys Lane ddim amser na gwirfoddolwyr i gynhyrchu llawer o gynlluniau marchnata a chyfathrebu ymlaen llaw. Roedd hyn yn golygu eu bod yn postio negeseuon pryd bynnag roedden nhw’n gallu a gyda pha bynnag ddelweddau oedd ganddyn nhw. Roedd y tîm a'r gwirfoddolwyr eisiau postio rhagor ar eu sianeli Instagram, Facebook a LinkedIn ac anfon diweddariadau e-bost mwy rheolaidd at eu rhoddwyr, partneriaid a chymdeithion.
Penderfynodd tîm Enfys Lane eu bod am wneud y canlynol:
- Anfon diweddariadau e-bost wythnosol gan gynnwys amseroedd agor banciau bwyd a mathau o roddion bwyd.
- Creu cynllun cyfryngau cymdeithasol cyffredinol ar gyfer y flwyddyn fel bod Enfys Lane yn postio negeseuon ar ddiwrnodau codi ymwybyddiaeth pwysig
- Rhannu negeseuon tîm a gwirfoddolwyr ar y cyfryngau cymdeithasol dair gwaith yr wythnos i gadw'r sgwrs yn fyw ar sianeli cyfryngau cymdeithasol fel Facebook, Instagram a LinkedIn i barhau i siarad â'u cynulleidfa.
Roedd angen system farchnata a chyfathrebu ar Enfys Lane a fyddai’n gallu gwneud y canlynol:
- Creu ymgyrchoedd - sy’n darparu templedi ar gyfer y negeseuon cyfryngau cymdeithasol gorau hyd at dair gwaith yr wythnos
- Darparu dadansoddeg i ddeall beth roedd eu cynulleidfa yn hoffi rhyngweithio ag ef
- Gweld pa sianeli sydd orau ar gyfer denu rhoddion yn ystod ymgyrchoedd e-bost a chyfryngau cymdeithasol ac ar ôl hynny.
- Gweld beth mae rhoddwyr yn ei wneud cyn ac ar ôl iddyn nhw roi arian i ddewis cyfleoedd posib i gynyddu negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol am bynciau sydd o ddiddordeb i roddwyr.
- Cadw rhoddwyr a ffrydiau codi arian - sicrhau bod neges Enfys Lane yn gyson ar draws Instagram, Facebook a LinkedIn fel eu bod yn aros ym meddyliau eu rhoddwyr.
Dewisodd y tîm HubSpot fel y gallen nhw reoli eu holl sianeli cyfryngau cymdeithasol a chylchlythyrau mewn un lle ac elwa ar y dangosfyrddau dadansoddeg ac adrodd trylwyr i weld beth sy'n gweithio orau.
Sylweddolodd Enfys Lane fod gostyngiad o 40% ar gael gyda HubSpot ar ôl iddyn nhw fodloni’r gofynion cymhwysedd.
Byddai hyn yn cael effaith ddylanwadol ar y ffordd mae Enfys Lane yn cyfathrebu â'u cynulleidfa. Byddai ganddyn nhw negeseuon cyfryngau cymdeithasol sydd wedi’u hystyried yn ofalus yn ogystal â dealltwriaeth well o'u cynulleidfa.
7.2 Systemau menter
Beth maen nhw'n ei wneud?
Systemau cyffredinol yw systemau menter sy’n gallu darparu nodweddion cyfrifeg, busnes, adnoddau dynol, codi arian, marchnata a chyfathrebu, a Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) mewn un system. Mae cael yr holl wybodaeth mewn un lle yn rhoi darlun gwell a mwy cywir o ba mor dda mae’ch cynulleidfa yn derbyn eich negeseuon, a’r ffordd orau o ddefnyddio’ch amser chi a’ch gwirfoddolwr i greu rhagor o gyfleoedd i godi arian.
Sut maen nhw'n gweithio?
O farchnata a chyfathrebu a Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) i godi arian; gall systemau menter helpu eich tîm i weithio ar weithgareddau prosiect, prosesau, dogfennaeth a chyfathrebu ar yr un pryd, yn yr un system.
Dyma'r nodweddion y gall system fenter eu cynnig:
-
Cyfathrebu
Mae gan systemau menter offer hawdd eu defnyddio i wneud cyfathrebu â thimau a gwirfoddolwyr yn haws, yn gyflymach ac yn fwy diogel. Maen nhw’n cynnig un lle ar gyfer sgwrsio dros neges destun, gwneud galwadau, e-bostio, rhannu, golygu a chymeradwyo dogfennau. Maen nhw’n caniatáu i dimau mawr barhau i weithio ar wahanol brosiectau ar yr un pryd o ble bynnag maen nhw. -
Prosiectau
Bydd angen dogfennaeth ar bob prosiect ac i dimau fod yn gallu cydweithio. Weithiau mae gan brosiectau ddogfennau pwrpasol sydd angen gwybodaeth benodol gan aelodau o’r tîm neu wirfoddolwyr.
Mae systemau menter yn cynnig templedi a mynediad hawdd i sicrhau bod modd creu, rhannu a chymeradwyo dogfennau. Mae cael y tîm cyfan i weithio ar brosiect ar yr un pryd yn golygu bod modd defnyddio sgiliau a gwybodaeth pawb a chwblhau eich gwaith prosiect yn gyflymach nag o'r blaen. -
Cysylltu â systemau eraill
Mae systemau menter yn cysylltu â llawer o systemau eraill i’w gwneud hi’n haws fyth gweithio gyda thimau, gwirfoddolwyr a phartneriaid. Yn flaenorol, byddai angen llawer o fanylion mewngofnodi unigol arnoch chi ar gyfer amrywiaeth o systemau, ond nawr gallwch gael mynediad at y wybodaeth mewn un man ar eich cyfer chi a'ch tîm. -
Dadansoddi
Mae systemau menter yn cefnogi perfformiad eich tîm a’ch gwirfoddolwyr. Mae’r system yn cynnwys gwybodaeth sy'n dangos pryd mae eich tîm a’ch gwirfoddolwyr yn gweithio fwyaf, faint o amser mae'n ei gymryd i gwblhau dogfennau a thasgau ac yn awgrymu ffyrdd y gall eich tîm geisio lleihau faint o amser mae'n ei gymryd i gwblhau dogfennau a gweithgareddau.
7.3 Enghreifftiau o Systemau menter
- Salesforce Enterprise - System bwrpasol sy’n gallu darparu ffordd i’ch mudiad trydydd sector newid a thyfu yn ôl yr angen. Mae Slack, y gwasanaeth anfon negeseuon y gwnaethon ni sôn amdano eisoes, yn darparu sianeli cyfathrebu byw i'ch tîm a'ch gwirfoddolwyr.
- Zoho Enterprise - System sy’n cynnig dadansoddiad o berfformiad, ac yn awtomeiddio eich prosesau busnes i gysylltu â rhoddwyr, gwirfoddolwyr a thimau. Mae yna ddangosfwrdd trosolwg lle gall timau weld mewnwelediadau mewn un lle.
8.0 SaaS neu seilwaith mewnol
Gall eich mudiad trydydd sector ddefnyddio naill ai seilwaith mewnol neu SaaS (Meddalwedd fel Gwasanaeth), fodd bynnag, bydd eich dewis yn dibynnu ar eich gofynion o ran cost, caledwedd, ac argaeledd tîm a gwirfoddolwyr.
8.1 Seilwaith mewnol
Mae seilwaith mewnol yn cynnwys caledwedd, diogelwch, rhwydweithiau a chymorth technoleg gwybodaeth. Bydd y seilwaith yn cael ei gadw'n fewnol lle bydd eich tîm yn darparu'ch holl gefnogaeth. Mae'n bwysig gwybod pwy ar eich tîm sydd â'r wybodaeth angenrheidiol cyn gwneud eich penderfyniad i gadw’r seilwaith yn fewnol.
Gyda seilwaith mewnol, bydd eich tîm yn gyfrifol am archwilio, cydymffurfio, rheoli risg a chynllunio’r ffordd orau i ddatrys problemau.
Dyma fanteision seilwaith mewnol:
- Cynllunio a rheoli seilwaith yn gyflymach ac yn well
- Cyfleoedd i newid prosesau yn gyflym pan fo angen
- Meithrin gwybodaeth a sgiliau eich tîm a’ch gwirfoddolwyr
Gall eich tîm ddatblygu’r prosesau mewnol ac allanol sydd fwyaf addas a gellir eu datblygu a'u diweddaru wrth i'ch anghenion a'ch gofynion newid. Dyma ddelwedd o beth sydd angen ei ystyried wrth reoli seilwaith mewnol.
8.2 Seilwaith Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS)
Mae Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) yn cefnogi seilwaith mewnol ar gyfer eich tîm. Bydd gennych un lle i fynd i ddefnyddio systemau gwahanol a all gyflymu gwaith prosiect a gweithgareddau. Gall bod â systemau mewn un lle helpu i leihau costau, treulio amser yn well a chadw dogfennau’n ddiogel.
Manteision defnyddio seilwaith Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) yw:
- Rheoli prosesau ar gyfer timau a phrosiectau
- Rhagor o opsiynau i greu system bwrpasol
- Diweddariadau system a diogelwch a all arbed amser ac arian yn syth
- Codi tocynnau er mwyn cael cymorth technegol ac atebion cyflym
- Gwybodaeth ac adnoddau i ddefnyddio’r seilwaith yn well ac i arloesi
[Ffynhonnell: https://pii-tools.com/discover-sensitive-data-with-saas/]
Mae'r ddelwedd isod yn dangos sut mae SaaS yn gallu cefnogi prosesau lluosog mewn un lle.
Astudiaeth Achos 8 - Seilwaith Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) Enfys Lane
Mae Enfys Lane wedi creu Seilwaith SaaS pwrpasol yn seiliedig ar eu cyllideb a maint ac anghenion y tîm. Maen nhw am gydweithio i greu dogfennau ar gyfer prosiectau yn gyflym ac yn hawdd a deall rhagor am eu gweithgareddau ymgyrchu ar draws eu hymgyrchoedd cyfryngau cymdeithasol ac e-bost.
Mae Seilwaith SaaS Enfys Lane yn cynnwys:
- Google Workspace ar gyfer rheoli busnes
- Quickbooks (Intuit) ar gyfer rheoli cyfrifyddu
- Bright HR ar gyfer rheoli elfennau Adnoddau Dynol
- McAfee ar gyfer diogelwch eu holl systemau digidol
- HubSpot ar gyfer rheoli elfennau marchnata a chyfathrebu
Roedd Enfys Lane yn deall eu bod eisiau gweithio'n well gyda'i gilydd, cynhyrchu negeseuon e-bost a chyfathrebu mwy deniadol a chadw eu holl ddogfennau gyda'i gilydd yn ddiogel.
Mae’r cymysgedd yma o systemau digidol yn hyblyg ac yn hylaw i’w tîm sy’n rhedeg banc bwyd angenrheidiol ar gyfer eu cymuned leol. Ymhen amser, bydd ganddyn nhw fwy o gyllideb i gysylltu rhagor o systemau digidol â'r Seilwaith SaaS yma.
Astudiaeth Achos 9 - Seilwaith Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) Hadyn Gethin
Mae Hadyn Gethin yn fudiad trydydd sector mawr gyda 30 o aelodau tîm ac 20 o wirfoddolwyr. Maen nhw’n fanc bwyd cenedlaethol sydd â rhwydwaith o leoliadau banciau bwyd ledled Cymru. Maen nhw wedi tyfu'r tîm a lleoliadau banciau bwyd yn gyflym.
Penderfynodd Hadyn Gethin fod angen Isadeiledd SaaS lefel Menter arnyn nhw fel y gallai eu tîm mawr gydweithio a bod yn barod i dyfu’n gyflym eto wrth i ragor o leoliadau banc bwyd gael eu sefydlu.
Dewisodd Hadyn Gethin system ddigidol Salesforce Enterprise oherwydd eu bod am baratoi i ddyblu maint eu tîm a’u gwirfoddolwyr yn ystod y chwe mis nesaf.
Mae Salesforce Enterprise yn cynnig y canlynol:
- Rheoli rhaglenni
- Rheoli grantiau
- Llwyfan mewnwelediadau
- Rheoli marchnata ac ymgysylltiad
- Rheoli achosion
- Rheoli cyfrifyddu
Roedd Hadyn Gethin eisiau gweld yr holl fanylion codi arian a grantiau, a rheoli eu proffiliau achos, rhoddwyr, aelodau a gwirfoddolwyr i gyd mewn un lle.
Yn bwysicaf oll, roedd Hadyn Gethin eisiau gallu gwneud y canlynol:
- Adrodd yn gywir ar bob maes o'u prosiectau a chyfrifyddu fel eu bod yn deall pryd yn y dyfodol oedd yn amser da i agor rhagor o fanciau bwyd.
- Gwybod pryd y byddai amseroedd prysur ac amseroedd tawelach i gefnogi'r tîm a rheoli amser. Byddai modd iddyn nhw reoli patrwm gwaith y timau ac amserlennu'r gwirfoddolwyr mewn ffordd well.
- Cynefino gwirfoddolwyr ac aelodau tîm newydd yn dda ac yn gyflym wrth iddyn nhw gynyddu maint y tîm
- Deall y rhannau o'u cynulleidfa ledled y wlad, dewis yr amseroedd gorau i bostio ar y cyfryngau cymdeithasol, agor y banciau bwyd, ac anfon ymgyrchoedd e-bost lleol i gynyddu ymgysylltiad lleol ar gyfer pob banc bwyd yn unigol yn hytrach nag yn ei gyfanrwydd.
Roedd Hadyn Gethin yn hapus bod eu tocynnau cymorth wedi cael eu hateb yn gyflym; roedd y seilwaith SaaS yn cefnogi’r tîm cynyddol a’r gwirfoddolwyr mewn banciau bwyd lleol; roedd ganddyn nhw gost fisol sefydlog a bod yr holl wybodaeth a dogfennau sensitif y prosiect yn cael eu cadw mewn un man diogel.
9.0 Beth i'w ystyried wrth ddewis datrysiad
Mae’n bwysig dewis datrysiad digidol sy’n gweddu orau i anghenion eich mudiad trydydd sector ar hyn o bryd tra hefyd yn meddwl am y misoedd a’r blynyddoedd i ddod. Gwiriwch i weld a ydych yn dewis datrysiad sy'n cefnogi cynlluniau eich mudiad trydydd sector ar gyfer y dyfodol.
A yw’r datrysiadau rydych chi'n eu hystyried yn cefnogi'ch nodau:
- Addewidion a rhoddion
- Amser gwirfoddolwyr
- Tâl aelodaeth
- Digwyddiadau arbennig
- Buddsoddiadau, Grantiau a symiau eraill
- Rheoli achosion
- Rheoli grantiau
- Opsiynau talu fel PayPal, Google Pay, Apple Pay
- Olrhain prosiectau a thasgau
- Denu dilynwyr ar y cyfryngau cymdeithasol
- Cynyddu eich rhestr ymgyrchu dros e-bost
- Adrodd ar eich ymgyrchoedd ar y cyfryngau cymdeithasol neu e-bost
- Adrodd ar gynnydd ariannol
- Rheoli amser gwirfoddolwyr
- Rheoli amser y tîm
- Ychwanegu gwirfoddolwyr a staff at eich tîm presennol o wirfoddolwyr
- Bodlonrwydd y tîm a gwirfoddolwyr
- Uwchsgilio eich tîm a’ch gwirfoddolwyr ar y systemau digidol
- Ychwanegu gwirfoddolwyr a staff at eich tîm presennol o wirfoddolwyr
- Derbyn adborth gan eich cynulleidfa, gwirfoddolwyr a’r tîm i ddefnyddio eich dewis o systemau digidol mewn ffordd well
- Digwyddiadau arbennig - gwerthfawrogi rhoddwyr, Galâu, arwerthiannau ar-lein neu wyneb yn wyneb, arwerthiannau distaw
- Derbyn adborth gan eich cynulleidfa, gwirfoddolwyr a’r tîm i ddefnyddio eich dewis o systemau digidol mewn ffordd well
- Deall gwahanol adrannau o'ch cynulleidfa a pha bynciau, themâu a gweithgareddau rydych chi'n eu cynnal maen nhw'n eu hoffi orau
- Dewis pa sianeli cyfryngau cymdeithasol sy'n gweithio orau
- Gwybod pryd y bydd eich cynulleidfa yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol ac yn gwirio eu negeseuon e-bost
- Rhannu neges eich mudiad trydydd sector yn barhaus
A yw'r datrysiadau yn cefnogi'r canlynol yn llawn
- Mudiadau trydydd sector - mae rhai gwefannau yn dweud eu bod yn gwneud hynny ond pan fyddwch yn pori’n ddyfnach dim ond cyfnodau prawf am ddim yn hytrach na gostyngiadau sydd ar gael.
- Adroddiadau llawn - gwirio y gellir adrodd ar ddadansoddeg eich ymgyrchoedd, gweithgareddau codi arian, a phroffiliau rhoddwyr yn seiliedig ar eich anghenion chi a'ch tîm.
- Cydweithio o bell - efallai fod eich tîm a’ch gwirfoddolwyr yn gweithio o bell, ydyn nhw’n gallu cael mynediad at y datrysiad o unrhyw le ac unrhyw bryd?
- Offer ar gyfer twf - a oes modd cysylltu’r datrysiad yma gyda rhai a allai fod eu hangen arnoch ar gyfer ymgyrchoedd yn y dyfodol?
- Awtomeiddio dogfennau sy'n cymryd llawer o amser i’r tîm eu cwblhau?
- Cydymffurfiaeth a Diogelu Data mudiadau’r Trydydd Sector.
A yw cost y datrysiad yn gweithio i'ch cyllideb?
- Cynllun Tanysgrifio - Mae cynlluniau tanysgrifio yn cynnig system am gost sefydlog bob mis.
- Defnyddwyr - mae pob cynllun tanysgrifio yn dod â nifer penodol o ddefnyddwyr am y pris sefydlog rydych yn ei dalu bob mis. Mae rhai’n cynnig cyfnod prawf am ddim lle gallwch chi gael 3 defnyddiwr ac, er enghraifft, gallwch chi gael 3-5 defnyddiwr ar gynllun sylfaenol, 5-20 defnyddiwr ar gynllun rheolaidd ac 20+ o ddefnyddwyr ar gynllun uwch.
- Dyfeisiau - bydd pob cynllun tanysgrifio yn dweud wrthych ar faint o ddyfeisiau y bydd eich system yn gweithio am y pris sefydlog bob mis. Er enghraifft un ddyfais ar gynllun sylfaenol, 5 dyfais ar gynllun rheolaidd a 10 dyfais ar gynllun uwch.
- Cyfrif dielw - ydych chi wedi creu cyfrif dielw i fodloni'r gofynion cymhwysedd ar gyfer cyfradd ostyngol?
- Integreiddiadau - mae rhai adegau pan fydd angen cymorth technegol ychwanegol arnoch i gysylltu eich systemau a gall y system ddigidol ddarparu hyn am gost ychwanegol.
10.0 Cyfraddau a gostyngiadau Trydydd Sector
Mae cael mynediad at gyfraddau a gostyngiadau trydydd sector yn gam cyntaf hyblyg i ddechrau adeiladu system ddigidol sy’n bodloni eich cyllideb a’ch anghenion nawr ac yn y dyfodol.
Mae’r adran yma’n cynnwys rhestr o ddolenni i ostyngiadau neu wasanaethau trydydd sector penodol a gynigir gan gwmnïau Systemau Digidol ar gyfer rheoli busnes, Cyfrifeg, Adnoddau Dynol, Diogelwch, Codi Arian a Marchnata a Chyfathrebu a menter.
Drwy ddefnyddio’r dolenni isod gallwch fapio beth yw anghenion eich mudiad trydydd sector nawr a beth allwch chi ei ystyried yn y dyfodol.
10.1 Systemau rheoli busnes
10.2 Systemau cyfrifyddu
10.3 Systemau Adnoddau Dynol
10.4 Systemau diogelwch
10.5 Systemau codi arian
- Raiser’s Edge NXT (Blackbaud) - mwyaf addas ar gyfer mudiadau trydydd sector canolig eu maint.
- Salesforce - See The Power of Us Programme
10.6 Systemau marchnata a chyfathrebu
10.7 Systemau menter
Rhestr Termau
Rhestr Termau
Gall datrysiad digidol fod yn becyn penodol a luniwyd i ddiwallu anghenion eich mudiad trydydd sector gyda chyfuniad o wasanaethau o weinyddion, storio, rhwydweithio, meddalwedd, dadansoddeg a gwybodaeth.
Gall systemau Rheoli Cyfrifyddu, ac yn benodol meddalwedd cyfrifo, gefnogi gweithgareddau cyfrifyddeg, symiau taladwy a derbyniadwy, rheoli refeniw, bilio, grantiau, rheoli costau, rheoli prosiectau, rheoli asedau, cyfrifyddu menter ar y cyd, a chasgliadau.
Mae systemau Adnoddau Dynol yn gasgliad o raglenni sy'n cefnogi'r prosesau adnoddau dynol mewnol, dogfennaeth a chylch bywyd gwirfoddolwyr.
Mae systemau Diogelwch yn rhaglenni meddalwedd sy'n cadw datrysiadau digidol eich mudiad yn ddiogel rhag bygythiadau (seiber).
Y gwahaniaeth rhwng gwasanaethau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) a systemau codi arian yw bod systemau codi arian yn cynnwys nodwedd marchnata fel creu proffiliau rhoddwyr, segmentu rhoddwyr, a rheoli ymgyrchoedd a phrosiectau.
Mae system farchnata a chyfathrebu yn canolbwyntio ar gyfathrebu a chyflwyno negeseuon a chyfryngau i gynulleidfa(oedd) penodol (targed) a nodir gan eich mudiad trydydd sector.
Mae systemau menter yn systemau cynhwysol sy’n gallu cyfuno gofynion niferus mudiadau trydydd sector mwy mewn un lle.
Mae seilwaith mewnol yn cynnwys caledwedd, diogelwch, rhwydweithiau a chymorth technoleg gwybodaeth. Bydd y seilwaith yn cael ei gadw'n fewnol lle bydd eich mudiad trydydd sector yn darparu'r holl gefnogaeth.
Mae Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) yn gallu cefnogi eich seilwaith mewnol ar eich rhan. Gall seilwaith Meddalwedd fel Gwasanaeth (SaaS) gefnogi’r gwaith o reoli prosesau ac mae rhagor o opsiynau addasu ar gael sy’n gallu cefnogi eich tîm mewnol os oes gennych un.
Gwrth-faleiswedd - meddalwedd sy'n amddiffyn systemau technoleg gwybodaeth a chyfrifiaduron unigol rhag meddalwedd niweidiol neu faleiswedd.
Meddalwedd wystlo - math o feddalwedd sy'n atal neu'n cyfyngu ar fudiad trydydd sector rhag cael mynediad at eu system. Gall hyn fod drwy gloi sgrin y system neu drwy gloi ffeiliau'r mudiad trydydd sector nes bod pridwerth yn cael ei dalu.
Gwe-rwydo - negeseuon e-bost sgam sy'n twyllo pobl i anfon gwybodaeth sensitif fel y gall haciwr osod meddalwedd maleisus.
Firws cyfrifiadurol - firws sydd wedi'i gynllunio i ledaenu o gyfrifiadur i gyfrifiadur ac sy’n gallu copïo ei hunan ar draws y feddalwedd.
Haciwr - unigolyn sy'n cael mynediad anghyfreithlon at wybodaeth mewn system gyfrifiadurol ac weithiau'n ymyrryd â’r wybodaeth honno.
Adnoddau Ychwanegol
Adnoddau Ychwanegol
Gyffredinol
Systemau marchnata a chyfathrebu
Systemau diogelwch
- Y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol: Mae gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol ystod eang o wybodaeth am feddalwedd wystlo a sut i adrodd am drosedd seiber. Mae’n werth cadw golwg bob ychydig o fisoedd i weld a yw'r cyngor wedi'i ddiweddaru ac i ddysgu rhagor am y newidiadau y gallwch eu gwneud i gadw'ch systemau diogelwch a digidol yn ddiogel rhag sgamwyr.
- Canllaw Elusennau Bach y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol
- Ble i adrodd am Ddigwyddiadau Seiber
- Y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol - gwybodaeth am feddalwedd wystlo
- Sut i adrodd am ddigwyddiad seiber
Mae’n bwysig dewis datrysiad digidol sy’n diwallu anghenion eich mudiad trydydd sector orau nawr, gan hefyd feddwl am y misoedd a’r blynyddoedd i ddod.
Rydyn ni wedi creu rhestr wirio i’ch rhoi chi ar ben ffordd pan fyddwch chi’n dechrau meddwl am ddefnyddio a phrynu system ddigidol.
Ysgrifennwyd y canllaw hwn gan Brightsparks.
Hoffi'r post yma? Clicia isod i rannu