Cyflwyniad i Deleffoni Cwmwl

Mae’r canllaw hwn yn ymdrin â’r canlynol:

• Beth yw VoIP (Protocol Llais dros y Rhyngrwyd)
• Y gwahaniaeth rhwng VoIP a galwadau ffôn
• Y costau sy’n gysylltiedig â VoIP
• Y prif ofynion wrth ystyried datrysiad VoIP
  

Cynnwys:

1.0 Cyflwyniad i VoIP ar gyfer mudiadau trydydd sector

2.0 Systemau teleffoni yn y cwmwl

3.0 Beth yw VoIP

4.0 Categorïau o VoIP

5.0 Astudiaethau achos

6.0 Ystyriaethau cost

7.0 Proses a rheolaeth Teleffoni Cwmwl

8.0 Dewis rhifau priodol

9.0 Beth i’w ystyried wrth ddewis datrysiad

Geirfa

1.0 Cyflwyniad i VoIP ar gyfer mudiadau trydydd sector

Yn yr adran hon, rydyn ni’n trafod VoIP, y buddion, ystyriaethau a dulliau gweithredu wrth chwilio am ddarparwyr VoIP. Gall VoIP fod yn fwy cost-effeithiol i fudiadau llai, oherwydd mae bod yn llai dibynnol ar wifrau copr a ffonau analog yn rhoi mwy o reolaeth dros sianel gyfathrebu, ei chostau a’r swyddogaethau rydyn ni eisiau iddi ei pherfformio.

Gall mudiadau trydydd sector elwa ar ddefnyddio VoIP oherwydd mae’n fforddiadwy, yn cynnig mwy o ddewisiadau cyfathrebu i wirfoddolwyr a rhoddwyr ac yn gallu gwneud eich cyfathrebiadau mewnol yn gyflymach ac yn fwy hyblyg. Gallwch gael rheolaeth dros wasanaethau fel awto-weinydd, trosglwyddo galwadau’n awtomatig, dargyfeirio galwadau a negeseuon llais i anfon recordiadau dros e-bost drwy ddangosfwrdd ar sgrin. Os ydych chi’n symud lleoliad yn aml, nid oes angen i chi boeni am symud llinellau ffôn ffisegol, y cwbl sydd ei angen arnoch yw’r rhyngrwyd.

2.0 Systemau teleffoni yn y cwmwl

Mae systemau teleffoni yn caniatáu i fudiadau redeg system ffôn eu mudiad drwy’r cysylltiad rhyngrwyd yn hytrach na thrwy ffonau analog traddodiadol sy’n defnyddio gwifrau copr neu ffibrau optig i wneud cysylltiad. Caiff teleffonau yn y cwmwl eu lletya (storio/cadw) mewn canolfan ddata ddiogel oddi ar y safle. Yn hytrach na chynnal a chadw meddalwedd ar weinydd yn eich lleoliad, caiff yr holl wybodaeth a data ei storio yn y cwmwl er mwyn gallu cael gafael arno’n gyflymach os bydd angen.

3.0 Beth yw VoIP?

Mae VoIP sefyll am ‘Protocol Llais dros y Rhyngrwyd’. Cyfathrebiad llais yw VoIP a gaiff ei drosglwyddo dros rwydwaith rhyngrwyd yn hytrach na rhwydwaith ffôn traddodiadol. Mae VoIP yn fwy fforddiadwy ac yn haws i fudiadau llai gael gwasanaeth llai. Gallwch wneud a derbyn galwadau gan ddefnyddio’ch ffôn symudol, llechen, gliniadur neu gyfrifiadur mewn unrhyw leoliad (sy’n cefnogi VoIP).

4.0 Categorïau o VoIP

Gellir defnyddio VoIP gydag amrywiaeth o ddyfeisiau (os ydynt yn cefnogi VoIP), gan gynnwys ffonau traddodiadol gydag addasydd, apiau ffôn clyfar, meddalwedd gyfrifiadurol neu ffonau sy’n gallu defnyddio VoIP. Bydd deall mynediad eich mudiad at ddyfeisiau a gofynion y defnyddwyr yn pennu pa ddarparwr a gofynion y dylech eu dewis.

• Dyfais i ddyfais – Defnyddio microffon a seinyddion eich dyfais ac yn cael ei ddefnyddio fel arfer ar wasanaeth negeseuon gwib. Er enghraifft, Zoom neu Microsoft Teams.
• Rhwydwaith dyfais i deleffon – Pan fydd y galwr yn defnyddio dyfais sy’n gallu defnyddio’r rhyngrwyd i alw rhif ffôn llinell dir neu symudol. Er enghraifft, Microsoft Teams (er y bydd yn rhaid i chi dalu am alwadau o’r fath).
• Rhwydwaith teleffon i rwydwaith teleffon – Mae’r galwr yn defnyddio addasydd i wneud galwadau VoIP o ffôn llinell dir arferol. Er enghraifft, AXvoice ac Ooma.
• Ffôn VoIP i rwydwaith teleffon – Ffôn sy’n gallu defnyddio IP (Protocol Rhyngrwyd) felly nid oes angen addasydd. Mae gwasanaethau fel Vonage a BT Digital Voice yn cynnwys ffonau VoIP.

5.0 Astudiaethau achos

Mae llwyth o ddarparwyr gwasanaeth VoIP i chi ddewis ohonynt. Dyma ddwy enghraifft o blatfformau adnabyddus, Google a Microsoft. Mae’r enghreifftiau hyn wedi’u dewis am eu bod yn adnabyddus iawn ac wedi datblygu datrysiadau VoIP cadarn at ddefnydd busnes a phersonol.

6.0 Ystyriaethau cost

Yn debyg i gynlluniau prisio SaaS (Meddalwedd fel Gwasanaeth), mae darparwyr VoIP yn cynnig cynlluniau prisio ac ychwanegion y gellir eu cael am gost ychwanegol. Lle da i ddechrau yw rhestru’r gofynion y mae eich mudiad eu hangen ar sail blaenoriaeth; gallwch fapio’r swyddogaethau tymor byr, tymor canolig a hirdymor sydd eu hangen arnoch a chyfrifo’r gost ar sail blaenoriaeth.

Caledwedd a Rheoli System - Gan fod dyfeisiau mor hygyrch a’r VoIP yn wasanaeth ar y rhyngrwyd, nid oes angen i chi brynu cyfarpar newydd i ddefnyddio gwasanaethau VoIP. Gellir integreiddio VoIP â Windows, Mac, iOS, Android, ffonau bwrdd gwaith a chymwysiadau’r we.

Cynlluniau prisio - Mae cynlluniau pris gostyngol ar gael, ond bydd angen i’ch mudiad wneud cais am y rhain ac nid ydynt bob amser yn amlwg. Gofynnir i chi ymgeisio fel bod y darparwr VoIP yn gallu cadarnhau bod eich mudiad trydydd sector yn ddilys. Mae gan rai cynlluniau prisio ofynion arbennig y mae angen i chi eu bodloni cyn cael mynediad at gynlluniau prisio gostyngol, felly mae’n bwysig gwirio bod y gwasanaeth yn diwallu eich anghenion a’ch cyllideb benodol.

Dyfynbrisiau - mae mudiadau nid-er-elw sy’n gallu gwneud proses y dyfynbris i chi, er enghraifft, SwitchAid. Byddwch chi’n rhoi anghenion a gofynion eich mudiad i SwitchAid a byddant yn dod o hyd i 3 cyflenwr VoIP neu ragor i chi ddewis ohonynt, sy’n cefnogi mudiadau trydydd sector ac yn deall eich anghenion.

https://switchaid.org/charity-voip-features/#tab_phone-system

6.1 Ystyried Nodweddion

Wrth ystyried y gost, dylech ystyried y nodweddion sydd eu hangen ar eich mudiad, bydd rhai nodweddion yn cael eu hychwanegu/opsiynol a chyda chostau amrywiol cysylltiedig a fydd yn effeithio ar gost fisol neu flynyddol eich gwasanaeth. Isod ceir trosolwg o’r nodweddion y gall system VoIP (Protocol llais dros y rhyngrwyd) gadarn ei chynnig, efallai bydd rhai darparwyr llai dim ond yn cynnig rhai o’r nodweddion hyn.

• Cyfathrebiadau unedig: Cyfuno system ffôn, negeseuon llais, negeseuon neu sgyrsiau gwib, fideo-gynadledda a ffacsio eich busnes, a gall hefyd integreiddio ag e-bost, apiau’r we, cyfryngau cymdeithasol ac adnoddau fel CRM (system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid).
• Fideogynadledda: Mae systemau ffôn yn y cwmwl yn cynnig fideo-gynadledda fel rhan o’u pecynnau; gofynnwch i weld a ydych chi’n gorfod talu mwy amdano fel ychwanegyn.
• Galwadau rhyngwladol: Mae galwadau pell a rhyngwladol yn cael eu cynnwys am ddim yn y mwyafrif o becynnau ffôn yn y cwmwl, ond gofynnwch i’ch darpar ddarparwr am hyn i fod yn siŵr.
• Canu unrhyw le: Pan fydd y rhif gwaith yn cael ei galw, bydd bwrdd gwaith/gliniadur a ffôn clyfar y defnyddiwr yn canu, a gall y defnyddiwr ddewis pa un i’w ateb. Gallwch hefyd drosglwyddo galwadau rhwng dyfeisiau.
• Deallusrwydd artiffisial (AI): Mae AI yn cynnig gwasanaeth cwsmeriaid ac yn gwneud swyddogaethau fel llais-i-destun a dadansoddi teimladau.
• Negeseuon gwib: Cyfathrebu amser real ar sail testun y gellir ei redeg drwy nifer o ddyfeisiau, gan gynnwys cyfrifiaduron bwrdd gwaith a ffonau clyfar.
• Cyfathrebu drwy’r cwmwl: Mae cyfathrebu drwy’r cwmwl yn cynnwys teleffoni, negeseuon gwib, fideo-gynadledda ac unrhyw fath arall o gyfathrebu a gynhwysir yn y pecyn.
• Dargyfeirio galwadau: Mae dargyfeirio galwadau yn caniatáu i ddefnyddwyr gael galwadau ar un llinell.
• Awto-weinydd: Y ddewislen lais awtomatig sy’n cyfeirio galwyr.
• Cydweithio: Mae adnoddau cydweithio yn cynnwys rhannu ffeiliau, fideo-gynadledda/saingynadledda, cyfraniadau prosiect amser real ac adnoddau eraill sy’n helpu pobl i weithio gyda’i gilydd heb fod yn yr un ystafell neu wlad.
• Neges lais i e-bost: Mae neges lais i e-bost yn trawsgrifio neges lais ac yn ei hanfon fel ffeil sain i gyfeiriad e-bost.
• Integreiddiadau: Mae integreiddiadau ar y cwmwl yn caniatáu i nifer fawr o adnoddau gael eu cyfuno mewn un pecyn neu swît ar y cwmwl.

7.0 Proses a rheolaeth Teleffoni Cwmwl

Wrth ddewis strategaeth deleffoni ar y cwmwl, mae ystyriaethau rheoli a fydd yn effeithio ar bobl a phrosesau ac ar lwyddiant ymdrechion i fabwysiadu technoleg newydd yn eich mudiad.

1. Ffonau VoIP (Protocol Llais dros y Rhyngrwyd). Nodwch faint o ffonau sydd angen VoIP a pha nodweddion sydd eu hangen ar gyfer y ffonau hyn.
2. Cysylltedd Rhwydwaith. Cyfrifwch faint o led band sydd ei angen arnoch (gallwch amcangyfrif ar sail yr hyn rydych chi wedi’i ddefnyddio hyd yn hyn).
3. Costau Cyfathrebu. Deall costau sianeli a gwasanaethau cyfathrebu presennol eich mudiad.
4. Cludadwyedd rhifau. Nodwch broblemau posibl y gallech chi eu cael wrth geisio symud eich rhif i rif VoIP (Llais dros y Rhyngrwyd) a faint o amser allai hyn ei gymryd.
5. Cyfarwyddwch eich hun â’r porth (Panel Rheoli neu Ddangosfwrdd). Treuliwch beth amser yn hyfforddi eich hun a dewch yn gyfarwydd â dangosfwrdd eich system ffôn VoIP fel y gallwch fynd ati’n hyderus i wneud newidiadau ac addasiadau yn ôl yr angen.
6. Datblygu Deunyddiau Hyfforddi. Rhowch eich VoIP ar waith yn llwyddiannus drwy ddatblygu canllaw hyfforddi i unrhyw un a fydd yn defnyddio’r system VoIP.
7. Profi i ddarganfod a thrwsio problemau. Sicrhewch fod digon o amser i brofi eich system. Cofiwch y bydd angen meddwl am uwchraddio eich gwasanaeth band eang a gall fod oediadau yn y gweithrediad a’r gwasanaeth.

8.0 Dewis rhifau priodol

Wrth ystyried darparwyr, gofynnwch iddynt am ddewis rhif VoIP yn benodol. Mae’n bosibl gofyn am rif penodol, er enghraifft, rhif lleol o’ch darparwr gwasanaeth VoIP dewisol. Mae llawer o ddarparwyr yn cynnig dangosfwrdd a byddant yn rhoi mynediad i chi at ddewislen o nodweddion, gan gynnwys rhif.

9.0 Beth i’w ystyried wrth ddewis datrysiad

Mae gan fudiadau trydydd sector anghenion a gofynion gwahanol ac amrywiol, ynghyd â mynediad gwahanol at gyllid a chymorth.

Dyma restr o bethau i’w hystyried pan fyddwch chi’n asesu darparwr VoIP:

• Ystyriwch y nodweddion sydd eu hangen arnoch, efallai nad oes arnoch angen yr holl nodweddion VoIP y mae darparwyr yn eu cynnig mewn pecynnau. Sut gallwch chi deilwra pecyn sy’n diwallu eich anghenion orau?
• Cymharwch ddarparwyr yn ôl eich gofynion. Gellir gwneud hyn drwy wneud ychydig o ymchwil ar rai darparwyr ar sail y nodweddion sydd eu hangen arnoch a storio eich canfyddiadau ar fformat taenlen.
• Gwiriwch alluoedd a pholisïau diogelwch a phreifatrwydd y darparwr VoIP. Mae hyn yn bwysig er mwyn diogelu data ac i gydymffurfio â’r gyfraith diogelu data ar gyfer eich mudiad a’ch defnyddwyr. A oes gan eich mudiad Hanfodion Seiber (Saesneg yn unig) neu ISO 27001 (Saesneg yn unig)?
• Manteisiwch i’r eithaf ar dreialon am ddim lle’n bosibl. Bydd defnyddio gwasanaeth, hyd yn oed am amser byr yn unig, yn rhoi cipolwg gwell i chi ar sut gallech chi ddefnyddio neu hyd yn oed addasu maint y datrysiad i ddiwallu anghenion eich mudiad, nawr ac yn y dyfodol.
• Gwerthuswch yr adborth mae defnyddwyr yn ei rannu am eu profiad o’r darparwr, ansawdd y gwasanaeth a’r gost. Mae ymchwilio i adborth a sylwadau am ddarparwyr yn bwysig, ond gwnewch yn siŵr bod yr adborth hwn mewn cyd-destun ac wedi’i gyflwyno gan ddefnyddwyr go iawn.
• Gwnewch waith ymchwil ar opsiynau cynorthwyo cwsmeriaid pob darparwr. Byddwch chi eisiau gweithio gyda darparwr gwasanaeth sydd â phroses glir ar gyfer uwchgyfeirio ac amserlenni ar gyfer atebion os bydd angen cymorth arnoch gyda nodweddion eich VoIP.

Yn fyr, mae VoIP (Llais dros y Rhyngrwyd) yn wasanaeth mwy fforddiadwy a haws ei addasu i faint y mudiad. Gallwch wneud a derbyn galwadau mewn unrhyw leoliad (sy’n cefnogi VoIP) drwy ddefnyddio eich ffôn symudol, llechen, gliniadur neu gyfrifiadur.

Geirfa

Ysgrifennwyd y canllaw hwn gan Brightsparks.