GAVO

Sut y defnyddiodd Cyngor Gwirfoddol Sirol (CGS) offer digidol i gyfathrebu'n well gyda'r sefydliadau maent yn gweithio â nhw, heb golli'r ochr bersonol.

Cafodd David o GAVO gefnogaeth Hyfforddiant Cynllunio Gwasanaeth Newid i wella'r ffordd maent yn ysgrifennu ac yn cynllunio cynnwys ar-lein deniadol i grwpiau cymunedol yn ymwneud â chyllid a llywodraethu.

Gallem helpu â hyn a mynd cam ymhellach fel bod GAVO yn gallu lleihau'r amser treulir yn ysgrifennu e-byst.

Ymchwil Defnyddiwr

Cynhaliodd David ymchwil defnyddiwr er mwyn ysgrifennu'r cynnwys gorau ar gyfer grwpiau cymunedol. Mae ymchwil defnyddiwr yn broses sydd yn cael ei ddefnyddio i helpu adnabod anghenion y bobl sydd yn defnyddio'ch gwasanaeth. Ar lefel syml, gofyn cwestiynau i bobl fel y gallech chi ddeall yn well yr hyn sydd angen ei wneud bydd yn fuddiol iddyn nhw. Mae'n canolbwyntio ar ddysgu, creu empathi a dealltwriaeth cyn dechrau meddwl am ddatrysiadau. Mae'n bwysig iawn i beidio meddwl am ddatrysiadau yn y cyfnod yma; yn hytrach nag gofyn beth mae pobl yn dymuno, gofynnwch beth maent ei angen.

Y math o gwestiynau oedd yn fuddiol i ymchwil defnyddiwr David oedd:

• Pwy ydy'r grwpiau cymunedol?
• Pa wybodaeth sydd ei angen ar y grwpiau?
• Sut oedd y grwpiau yn darganfod gwybodaeth oedd yn ddefnyddiol iddyn nhw?
• Beth oedd eu barn am y cynnwys cyfryngau cymdeithasol, gwe a chylchlythyr presennol?
  

Gyda'r wybodaeth ymchwil yma, dechreuodd David greu cynnwys wedi'i selio ar anghenion penodol y grwpiau. Yna profodd y wybodaeth gyda'r grwpiau a derbyn adborth i wella hyn ymhellach. Dechreuodd hyn i wella'r broses o gyfathrebu gyda'r grwpiau yma.

Dywedai David:

Un canlyniad o'r hyfforddiant Cynllunio Gwasanaeth Newid oedd i mi archwilio defnyddio cylchlythyr a blog mewn ffordd sydd yn ystyried yr hyn mae defnyddwyr y gwasanaeth ei angen a beth fydda'n gwneud fy mywyd i'n haws.

Daeth yn amlwg i David yn ystod y cwrs hyfforddi bod angen cefnogaeth ar weithwyr GAVO hefyd. Roedd Swyddogion Datblygu Cymunedol GAVO yn gweithio'n defnyddio e-bost fel arfer ac yn ymdrin â nifer fawr o ymholiadau. Yn aml, roedd rhaid iddynt ateb yr un cwestiynau gan newid yr ateb ychydig ar gyfer cyd-destunau gwahanol. Roedd ymdrechion blaenorol i greu ffynonellau gwybodaeth a rennir yn aflwyddiannus gan fod defnyddio dull arall yn cymryd mwy o amser nag ysgrifennu ymateb e-bost. Roedd y pwysau gwaith yn ei wneud yn anodd iddynt geisio ffyrdd newydd o weithio.

Siaradom gyda David am y dulliau defnyddir eisoes, a phenderfynu y byddai'n haws defnyddio dull presennol yn wahanol yn hytrach na pherswadio pobl i ddefnyddio rhywbeth newydd.

Eglurodd David ei fod yn defnyddio Grammarly - offer gwirio ysgrifen a gramadeg sydd yn gweithio yn eich porwr. Roedd hyn yn newyddion da i ni gan fod gan Grammarly rywbeth gwych sydd yn aml yn cael ei anwybyddu, sef Snippets. Mae'n caniatáu i chi ysgrifennu testun templed gellir mewnosod i e-bost heb newid tab eich porwr. Felly gall staff GAVO bwyso botwm ar y bysellfwrdd a dewis o amrywiaeth o ymatebion wedi'u creu eisoes. Yn hanfodol, gall staff olygu'r negeseuon i gadw naws bersonol.

Mae yna raglen wahanol i Grammarly, sef textexpander sydd â'r un nodweddion â Snippets.

Ar hyn o bryd mae David yn gwneud y newidiadau yma yn GAVO ac yn casglu adborth i helpu gyda datblygiadau'r dyfodol.

Dywedodd hyn am ei gyfnod ar y cwrs:

Roeddwn yn caru'r hyfforddiant Cynllunio Gwasanaeth. Rhoddodd y cyfle i mi archwilio syniadau newydd gan ystyried anghenion defnyddwyr y gwasanaeth yn ogystal â'r hyn fydda'n gwneud fy mywyd i'n haws.  

I gael eich hysbysu am ddyddiadau cyrsiau yn y dyfodol ac adnoddau defnyddiol, cofrestrwch am ein cylchlythyr.